Rechnungen

Unter Rechnungen verwalten Sie alle Akonto-Rechnungen an die Eigentümer. Rechnungen können manuell oder über den Generator erstellt, per E-Mail versendet und als bezahlt markiert werden.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Rechnungen auswählen.

Rechnungsliste

Die Rechnungen werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Rechnungsnummer
Rechnungen	Titel der Rechnung
Eigentümer	Name des Eigentümers
Status	Aktueller Status der Rechnung als farbiges Label
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum
Bezahlt am	Datum der Zahlung (falls vorhanden)
Total	Gesamtbetrag der Rechnung in CHF

Oberhalb der Tabelle stehen ein Smart-Filter und ein Suchfeld zur Verfügung. Der Smart-Filter ermöglicht die Filterung nach Geschäftsjahr, Datum, Eigentümer und Status. Das Suchfeld durchsucht die Rechnungen. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste nach der jeweiligen Spalte sortieren (z. B. nach Rechnungsnummer, Datum oder Status).

Am Ende der Tabelle wird in einer Fusszeile das Total angezeigt. Dieses berechnet automatisch die Summe aller Rechnungen, die den aktuellen Filtereinstellungen entsprechen – auch wenn die Liste über mehrere Seiten verteilt ist.

Auf eine Rechnung klicken, um die Detailseite zu öffnen.

Rechnung erstellen

Auf Hinzufügen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Rechnungsnummer, wird automatisch vergeben (nicht editierbar)
Rechnungen	Titel der Rechnung
Eigentümer	Auswahl des Eigentümers
Startdatum	Rechnungsdatum
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum
Beschreibung	Optionale Beschreibung der Rechnung

Unterhalb der Rechnungsdaten können Positionen (Rechnungszeilen) hinzugefügt werden. Jede Position besteht aus:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Bezeichnung der Position
Anzahl	Menge
Einzelpreis	Preis pro Einheit in CHF

Über die Schaltfläche Hinzufügen können weitere Positionen hinzugefügt werden. Positionen können über das Löschen-Symbol entfernt werden.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Rechnungs-Generator

Der Generator ermöglicht die automatische Erstellung von Akontorechnungen für alle Eigentümer basierend auf den hinterlegten Budgets und Saldi.

Auf Generator öffnen klicken. Es öffnet sich die Generator-Seite mit folgenden Einstellungen:

Feld	Beschreibung
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr, für das Rechnungen generiert werden sollen
Rechnungen pro Jahr	Anzahl Teilrechnungen pro Eigentümer (z.B. 3 für quartalsweise)

Auf Vorschläge generieren klicken. Es werden zwei Bereiche angezeigt:

Rapport als Berechnungsbasis –Zeigt den zugrundeliegenden Rapport mit Budget- und Saldodaten der Eigentümer.

Rechnungsvorschläge –Zeigt die generierten Rechnungsvorschläge für jeden Eigentümer. Jeder Vorschlag kann einzeln überprüft und angepasst werden.

Über Alle Erstellen werden alle Vorschläge auf einmal als Rechnungen erstellt. Alternativ können einzelne Vorschläge über Erstellen angelegt oder über Löschen verworfen werden.

Falls das vorherige Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist, wird ein Hinweis angezeigt, dass die Eigentümer-Saldi noch nicht definitiv sind.

Rechnungsdetails

Auf eine Rechnung in der Liste klicken, um die Detailseite zu öffnen. Die Detailseite besteht aus drei Bereichen:

Rechnungsübersicht (rechts oben): Zeigt den Betrag, den aktuellen Status, den Eigentümer, das Fälligkeitsdatum, das Bezahldatum (falls vorhanden) und die Beschreibung. Hier finden Sie auch die Schaltfläche Optionen mit den verfügbaren Aktionen und den Link Rechnung herunterladen zum PDF-Download.

Rechnungsdaten (links): Zeigt die vollständige Rechnung mit Absender, Empfänger und allen Positionen mit Einzelpreisen, Mengen und dem Total.

Aktivitätsfeed (rechts unten): Zeigt den chronologischen Verlauf aller Aktionen, die auf der Rechnung durchgeführt wurden (Erstellung, Versand, Zahlungen usw.).

Rechnungsstatus

Jede Rechnung durchläuft einen Workflow mit folgenden Status:

Status	Farbe	Beschreibung
Entwurf	Grau	Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht versendet. Kann bearbeitet und gelöscht werden.
Versendet	Gelb	Rechnung wurde versendet (per Mail oder manuell als versendet markiert).
Teilweise bezahlt	Blau	Es wurde eine Teilzahlung erfasst, der Restbetrag ist noch offen.
Bezahlt	Grün	Rechnung wurde vollständig bezahlt.
Storniert	Rot	Rechnung wurde storniert.

Die verfügbaren Aktionen hängen vom aktuellen Status ab:

Im Status Entwurf:

• Bearbeiten –Rechnung anpassen
• Per Mail versenden –Rechnung per E-Mail an den Eigentümer senden
• Als versendet markieren –Rechnung manuell als versendet markieren (z.B. nach postalischem Versand)

Im Status Versendet oder Teilweise bezahlt:

• Per Mail versenden –Rechnung erneut per E-Mail versenden
• Zahlung erfassen –Eine (Teil-)Zahlung erfassen
• Stornieren –Rechnung stornieren

Zusätzlich im Status Teilweise bezahlt:

• Restbetrag ignorieren –Offenen Restbetrag ignorieren und Rechnung als bezahlt markieren

Zahlung erfassen

Auf der Rechnungsdetailseite unter Optionen die Aktion Zahlung erfassen auswählen. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Datum	Datum der Zahlung
Betrag	Zahlungsbetrag in CHF
Beschreibung	Optionaler Kommentar zur Zahlung

Den Betrag eingeben und auf Speichern klicken. Entspricht der Zahlungsbetrag dem offenen Restbetrag, wird die Rechnung automatisch als Bezahlt markiert. Bei einem Teilbetrag wechselt der Status auf Teilweise bezahlt. Die Zahlung wird automatisch als Buchung auf dem Eigentümerkonto erfasst.

Stapelverarbeitung

Für die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Rechnungen steht eine Stapelverarbeitung zur Verfügung. Auf Auswählen klicken, um den Auswahlmodus zu aktivieren. Es erscheinen Checkboxen neben jeder Rechnung in der Liste.

Rechnungen auswählen und anschliessend über das Dropdown-Menü eine der folgenden Aktionen ausführen:

Aktion	Beschreibung
Per Mail versenden	Alle ausgewählten Rechnungen per E-Mail an die jeweiligen Eigentümer versenden
Herunterladen	Alle ausgewählten Rechnungen als PDF herunterladen
Als versendet markieren	Alle ausgewählten Rechnungen als versendet markieren

Während der Auswahl wird die Anzahl der ausgewählten Rechnungen angezeigt. Auf Abbrechen klicken, um den Auswahlmodus zu beenden.

Auswirkung auf das Eigentümerkonto

Wenn Sie eine Zahlung auf einer Rechnung erfassen, wird automatisch eine Buchung auf dem Eigentümerkonto erstellt. Diese Buchung ist systemgeneriert und kann nicht manuell bearbeitet werden. Die Beschreibung der Buchung folgt dem Format „Zahlung Rechnung R-XXXX", wobei R-XXXX die jeweilige Rechnungsnummer ist.

Wird eine Zahlung gelöscht, wird die zugehörige Buchung auf dem Eigentümerkonto ebenfalls automatisch entfernt.

Überzahlung

Es ist möglich, einen Zahlungsbetrag zu erfassen, der den offenen Restbetrag übersteigt. In diesem Fall wird die Rechnung als Bezahlt markiert. Der vollständige Zahlungsbetrag wird auf dem Eigentümerkonto gutgeschrieben, wodurch ein Guthaben entsteht.

Dieses Guthaben wird beim nächsten Lauf des Rechnungs-Generators automatisch berücksichtigt: Der Saldo des Eigentümers reduziert die generierten Rechnungsbeträge entsprechend.

Restbetrag ignorieren

Diese Aktion steht zur Verfügung, wenn eine Rechnung den Status Teilweise bezahlt hat. Unter Optionen die Aktion Restbetrag ignorieren auswählen, um die Rechnung als Bezahlt zu markieren, ohne dass für den Restbetrag eine Buchung auf dem Eigentümerkonto erstellt wird. Der offene Betrag wird damit effektiv erlassen.

Die Aktion wird im Aktivitätsfeed protokolliert, inklusive des ignorierten Betrags.

Ein typischer Anwendungsfall: Ein Eigentümer hat einen geringfügig niedrigeren Betrag überwiesen und die Differenz ist so klein, dass sich eine Nachforderung nicht lohnt.

Zahlung löschen

Im Aktivitätsfeed auf eine erfasste Zahlung klicken, um die Details anzuzeigen. Das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) ist verfügbar, sofern das Geschäftsjahr noch offen und die Rechnung nicht storniert ist.

Beim Löschen einer Zahlung wird die zugehörige Buchung auf dem Eigentümerkonto ebenfalls entfernt. Der Rechnungsstatus wird automatisch neu berechnet. Wird die letzte verbleibende Zahlung gelöscht, wechselt der Status zurück auf Versendet.

Stornierung

Rechnungen können storniert werden, sofern sie nicht bereits den Status Bezahlt oder Storniert haben. Unter Optionen die Aktion Stornieren auswählen.

Beim Stornieren werden bestehende Zahlungen und deren Buchungen auf dem Eigentümerkonto nicht automatisch rückgängig gemacht. Falls Zahlungen vorhanden sind, sollten Sie diese vor der Stornierung manuell löschen.

Nach einer Stornierung können Zahlungen nicht mehr gelöscht werden. Stornierte Rechnungen können über Optionen gelöscht werden.

Rechnung bearbeiten

Eine Rechnung kann nur im Status Entwurf bearbeitet werden. Sobald die Rechnung versendet wurde, sind keine Änderungen mehr möglich.

Falls Korrekturen an einer bereits versendeten Rechnung erforderlich sind, muss die Rechnung storniert und eine neue Rechnung erstellt werden.

Automatische Zahlungserinnerung

EinfachSTWEG verschickt Zahlungserinnerungen automatisch per E-Mail – Sie müssen sich also nicht selbst an Ihre Miteigentümer wenden, wenn eine Zahlung ausbleibt. Die Erinnerung wird im Namen der Software versendet und enthält die Rechnung als PDF im Anhang.

Der Ablauf im Detail:

• Die erste Erinnerung wird 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum versendet, sofern die Rechnung noch offen oder nur teilweise bezahlt ist.
• Danach folgen weitere Erinnerungen im Abstand von 14 Tagen.
• Insgesamt werden maximal 3 Erinnerungen pro Rechnung versendet.
• Der Versand erfolgt täglich um 17:00 Uhr automatisch im Hintergrund.

Erinnerungen werden nur an Rechnungen verschickt, die den Status Versendet, Per E-Mail versendet, Erinnerung versendet oder Teilweise bezahlt haben. Rechnungen im Status Entwurf, Bezahlt oder Storniert erhalten keine Erinnerungen.

Die E-Mail wird an die Hauptkontakt-Person des Eigentümers gesendet. Falls diese keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird automatisch eine andere Person des Eigentümers mit gültiger E-Mail-Adresse gesucht.

Jede versendete Erinnerung wird im Aktivitätsfeed der Rechnung protokolliert und ist auch im E-Mail-Verlauf des Eigentümers ersichtlich.

So berechnet der Generator die Vorschläge

Der Rechnungs-Generator erstellt Vorschläge für Akontorechnungen nach folgender Logik:

1. Das Budget der Kostenkonten wird über die hinterlegten Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt.
2. Der Saldo des Eigentümers aus dem vorherigen Geschäftsjahr wird abgezogen: Ein Guthaben reduziert den Rechnungsbetrag, eine Nachzahlung erhöht ihn.
3. Nur Eigentümer mit einem positiven Betrag erhalten Rechnungsvorschläge.
4. Der Betrag wird durch die Anzahl Rechnungen pro Jahr geteilt und auf 5 Rappen gerundet.
5. Der Saldo des Vorjahres wird als separate Position auf der ersten Rechnung ausgewiesen.

Falls das vorherige Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist, sind die Saldowerte provisorisch. Sie erhalten in diesem Fall einen entsprechenden Hinweis im Generator.

Siehe auch

• Aufwandkonten –Das Budget der Aufwandkonten bildet die Grundlage für die Berechnung der Akontorechnungen im Generator.
• Rapporte –Der Eigentümer-Saldo aus dem Rapport fliesst in die Berechnung der Rechnungsvorschläge ein.
• Eigentümer –Zahlungen auf Rechnungen werden automatisch auf dem Eigentümerkonto verbucht.
• Geschäftsjahr –Das Geschäftsjahr muss abgeschlossen sein, damit definitive Saldi für den Generator verfügbar sind.
• Bankabgleich — Eingehende Zahlungen aus der CAMT-Datei werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen.