Rechnungen

Unter Rechnungen verwalten Sie alle Akonto-Rechnungen an die Eigentümer. Rechnungen können manuell oder über den Generator erstellt, per E-Mail versendet und als bezahlt markiert werden.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Rechnungen auswählen.

Rechnungsliste

Die Rechnungen werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Rechnungsnummer
Rechnungen	Titel der Rechnung
Eigentümer	Name des Eigentümers
Status	Aktueller Status der Rechnung als farbiges Label
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum
Bezahlt am	Datum der Zahlung (falls vorhanden)
Total	Gesamtbetrag der Rechnung in CHF

Oberhalb der Tabelle stehen ein Smart-Filter und ein Suchfeld zur Verfügung. Der Smart-Filter ermöglicht die Filterung nach Geschäftsjahr, Datum, Eigentümer und Status. Das Suchfeld durchsucht die Rechnungen. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste nach der jeweiligen Spalte sortieren (z. B. nach Rechnungsnummer, Datum oder Status).

Am Ende der Tabelle wird in einer Fusszeile das Total angezeigt. Dieses berechnet automatisch die Summe aller Rechnungen, die den aktuellen Filtereinstellungen entsprechen – auch wenn die Liste über mehrere Seiten verteilt ist.

Auf eine Rechnung klicken, um die Detailseite zu öffnen.

QR-Rechnung und Zahlungsreferenz

Jede Rechnung enthält einen QR-Zahlteil mit IBAN, Empfänger, Zahlungspflichtigem und einer Zahlungsreferenz. Die Referenz richtet sich nach der IBAN, die unter Gemeinschaft hinterlegt ist:

IBAN der Gemeinschaft	Referenz
Normale IBAN	Creditor Reference (SCOR), beginnt mit RF und wird in Vierergruppen dargestellt
QR-IBAN	QR-Referenz mit 27 Ziffern

Fehlen die IBAN oder die Adresse der Gemeinschaft, zeigt die Rechnungsliste oben den Hinweis Für QR-Rechnungen fehlen die IBAN oder die Adresse der Gemeinschaft. mit dem Link Unter Einstellungen ergänzen. Rechnungen lassen sich dann als Entwurf erfassen, aber nicht herunterladen, versenden oder als versendet markieren.

Solange eine Rechnung im Status Entwurf ist, verwendet sie immer die aktuellen Daten von Gemeinschaft und Eigentümer. Sobald sie den Status Entwurf verlässt, zum Beispiel durch Versand per E-Mail oder Als versendet markieren, werden IBAN, Referenz sowie die Adressen von Gemeinschaft und Eigentümer festgeschrieben. Das PDF bleibt damit genau so, wie es der Eigentümer erhalten hat, auch wenn Sie später Adressen oder die IBAN ändern.

Rechnung erstellen

Auf Hinzufügen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Rechnungsnummer, wird automatisch vergeben (nicht editierbar)
Rechnungen	Titel der Rechnung
Eigentümer	Auswahl des Eigentümers
Startdatum	Rechnungsdatum
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum
Beschreibung	Optionale Beschreibung der Rechnung

Unterhalb der Rechnungsdaten können Positionen (Rechnungszeilen) hinzugefügt werden. Jede Position besteht aus:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Bezeichnung der Position
Anzahl	Menge
Einzelpreis	Preis pro Einheit in CHF

Über die Schaltfläche Hinzufügen können weitere Positionen hinzugefügt werden. Positionen können über das Löschen-Symbol entfernt werden.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Rechnungs-Generator

Der Generator ermöglicht die automatische Erstellung von Akontorechnungen für alle Eigentümer. Unter Art der Rechnungen stehen zwei Varianten zur Auswahl:

Art	Beschreibung
Akonto gemäss Budget	Die regulären Akontorechnungen aus dem Budget des Geschäftsjahres, abzüglich Saldo des Vorjahres
Zusätzliche Akontorunde	Ein frei gewählter Betrag, verteilt nach einem Verteilschlüssel, z.B. für eine ausserordentliche Reparatur (siehe Zusätzliche Akontorunde)

Auf Generator öffnen klicken. Für Akonto gemäss Budget stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr, für das Rechnungen generiert werden sollen
Rechnungen pro Jahr	Anzahl Teilrechnungen pro Eigentümer (z.B. 3 für quartalsweise)

Auf Vorschläge generieren klicken. Es werden zwei Bereiche angezeigt:

Rapport als Berechnungsbasis –Zeigt den zugrundeliegenden Rapport mit Budget- und Saldodaten der Eigentümer.

Rechnungsvorschläge –Zeigt die generierten Rechnungsvorschläge für jeden Eigentümer. Jeder Vorschlag kann einzeln überprüft und angepasst werden.

Über Alle Erstellen werden alle Vorschläge auf einmal als Rechnungen erstellt. Alternativ können einzelne Vorschläge über Erstellen angelegt oder über Löschen verworfen werden.

Falls das vorherige Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist, wird ein Hinweis angezeigt, dass die Eigentümer-Saldi noch nicht definitiv sind.

Ist für das Geschäftsjahr noch kein Budget erfasst, zeigt der Generator statt Vorschlägen den Hinweis Noch kein Budget erfasst mit der Schaltfläche Budget erfassen, die zu den Aufwandkonten führt. Das Budget aller Konten erfassen Sie am schnellsten auf der Seite Budget.

Zusätzliche Akontorunde

Fallen während des Geschäftsjahres unerwartete Kosten an, zum Beispiel für eine Reparatur, können Sie eine zusätzliche Akontorunde in Rechnung stellen. Dabei wird ein frei gewählter Gesamtbetrag nach einem Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Budget und Saldo des Vorjahres müssen dafür nicht angepasst werden.

1. Auf Generator öffnen klicken.
2. Unter Art der Rechnungen die Option Zusätzliche Akontorunde wählen.
3. Die Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Geschäftsjahr	Geschäftsjahr, dessen Verteilschlüssel verwendet werden
Gesamtbetrag	Betrag in CHF, der auf alle Eigentümer verteilt wird
Verteilschlüssel	Verteilschlüssel, nach dem der Betrag aufgeteilt wird (z.B. Wertquote)
Bezeichnung	Optionaler Grund, z.B. Sanierung Flachdach. Erscheint im Rechnungstitel und in den Positionen

4. Auf Vorschläge generieren klicken.

Unter Rapport als Berechnungsbasis sehen Sie die gewählten Angaben und den Betrag pro Eigentümer. Darunter erscheinen die Rechnungsvorschläge: eine Rechnung pro Eigentümer mit einer Position pro Einheit. Die Vorschläge lassen sich wie gewohnt einzeln prüfen, anpassen und über Erstellen oder Alle Erstellen anlegen.

So wird der Betrag verteilt:

• Der Gesamtbetrag wird nach dem gewählten Verteilschlüssel auf die Einheiten aufgeteilt.
• Der ganze Anteil einer Einheit geht an den aktuellen Eigentümer. Hat eine Einheit während des Jahres den Eigentümer gewechselt, erhält der frühere Eigentümer keine Rechnung.
• Die Anteile werden auf 5 Rappen gerundet. Das verteilte Total kann daher um wenige Rappen vom Gesamtbetrag abweichen. In diesem Fall wird ein Hinweis angezeigt.
• Die Rechnungen werden mit dem heutigen Datum erstellt.

info

Die zusätzliche Akontorunde ist eine Vorauszahlung wie die regulären Akontorechnungen. In der Jahresabrechnung werden die effektiven Kosten allen geleisteten Akontozahlungen gegenübergestellt. Ohne zusätzliche Akontorunde würden die Mehrkosten dort als Nachzahlung erscheinen.

Rechnungsdetails

Auf eine Rechnung in der Liste klicken, um die Detailseite zu öffnen. Die Detailseite besteht aus drei Bereichen:

Rechnungsübersicht (rechts oben): Zeigt den Betrag, den aktuellen Status, den Eigentümer, das Fälligkeitsdatum, das Bezahldatum (falls vorhanden) und die Beschreibung. Hier finden Sie auch die Schaltfläche Optionen mit den verfügbaren Aktionen und den Link Rechnung herunterladen zum PDF-Download.

Rechnungsdaten (links): Zeigt die vollständige Rechnung mit Absender, Empfänger und allen Positionen mit Einzelpreisen, Mengen und dem Total.

Aktivitätsfeed (rechts unten): Zeigt den chronologischen Verlauf aller Aktionen, die auf der Rechnung durchgeführt wurden (Erstellung, Versand, Zahlungen usw.).

Rechnungsstatus

Jede Rechnung durchläuft einen Workflow mit folgenden Status:

Status	Farbe	Beschreibung
Entwurf	Grau	Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht versendet. Kann bearbeitet und gelöscht werden.
Versendet	Gelb	Rechnung wurde versendet (per Mail oder manuell als versendet markiert).
Teilweise bezahlt	Blau	Es wurde eine Teilzahlung erfasst, der Restbetrag ist noch offen.
Bezahlt	Grün	Rechnung wurde vollständig bezahlt.
Storniert	Rot	Rechnung wurde storniert.

Die verfügbaren Aktionen hängen vom aktuellen Status ab:

Im Status Entwurf:

• Bearbeiten –Rechnung anpassen
• Per Mail versenden –Rechnung per E-Mail an den Eigentümer senden
• Als versendet markieren –Rechnung manuell als versendet markieren (z.B. nach postalischem Versand)

Im Status Versendet oder Teilweise bezahlt:

• Per Mail versenden –Rechnung erneut per E-Mail versenden
• Zahlung erfassen –Eine (Teil-)Zahlung erfassen
• Stornieren –Rechnung stornieren

Zusätzlich im Status Teilweise bezahlt:

• Restbetrag ignorieren –Offenen Restbetrag ignorieren und Rechnung als bezahlt markieren

Zahlung erfassen

Auf der Rechnungsdetailseite unter Optionen die Aktion Zahlung erfassen auswählen. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Datum	Datum der Zahlung
Betrag	Zahlungsbetrag in CHF
Beschreibung	Optionaler Kommentar zur Zahlung

Den Betrag eingeben und auf Speichern klicken. Entspricht der Zahlungsbetrag dem offenen Restbetrag, wird die Rechnung automatisch als Bezahlt markiert. Bei einem Teilbetrag wechselt der Status auf Teilweise bezahlt. Die Zahlung wird automatisch als Buchung auf dem Eigentümerkonto erfasst.

Stapelverarbeitung

Für die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Rechnungen steht eine Stapelverarbeitung zur Verfügung. Auf Auswählen klicken, um den Auswahlmodus zu aktivieren. Es erscheinen Checkboxen neben jeder Rechnung in der Liste.

Rechnungen auswählen und anschliessend über das Dropdown-Menü eine der folgenden Aktionen ausführen:

Aktion	Beschreibung
Per Mail versenden	Alle ausgewählten Rechnungen per E-Mail an die jeweiligen Eigentümer versenden. Mehrere Rechnungen desselben Eigentümers werden in einer gemeinsamen E-Mail mit mehreren PDF-Anhängen zusammengefasst.
Herunterladen	Alle ausgewählten Rechnungen als PDF herunterladen
Als versendet markieren	Alle ausgewählten Rechnungen als versendet markieren

Während der Auswahl wird die Anzahl der ausgewählten Rechnungen angezeigt. Auf Abbrechen klicken, um den Auswahlmodus zu beenden.

Auswirkung auf das Eigentümerkonto

Wenn Sie eine Zahlung auf einer Rechnung erfassen, wird automatisch eine Buchung auf dem Eigentümerkonto erstellt. Diese Buchung ist systemgeneriert und kann nicht manuell bearbeitet werden. Die Beschreibung der Buchung folgt dem Format „Zahlung Rechnung R-XXXX", wobei R-XXXX die jeweilige Rechnungsnummer ist.

Wird eine Zahlung gelöscht, wird die zugehörige Buchung auf dem Eigentümerkonto ebenfalls automatisch entfernt.

Überzahlung

Es ist möglich, einen Zahlungsbetrag zu erfassen, der den offenen Restbetrag übersteigt. In diesem Fall wird die Rechnung als Bezahlt markiert. Der vollständige Zahlungsbetrag wird auf dem Eigentümerkonto gutgeschrieben, wodurch ein Guthaben entsteht.

Dieses Guthaben wird beim nächsten Lauf des Rechnungs-Generators automatisch berücksichtigt: Der Saldo des Eigentümers reduziert die generierten Rechnungsbeträge entsprechend.

Restbetrag ignorieren

Diese Aktion steht zur Verfügung, wenn eine Rechnung den Status Teilweise bezahlt hat. Unter Optionen die Aktion Restbetrag ignorieren auswählen, um die Rechnung als Bezahlt zu markieren, ohne dass für den Restbetrag eine Buchung auf dem Eigentümerkonto erstellt wird. Der offene Betrag wird damit effektiv erlassen.

Die Aktion wird im Aktivitätsfeed protokolliert, inklusive des ignorierten Betrags.

Ein typischer Anwendungsfall: Ein Eigentümer hat einen geringfügig niedrigeren Betrag überwiesen und die Differenz ist so klein, dass sich eine Nachforderung nicht lohnt.

Zahlung löschen

Im Aktivitätsfeed auf eine erfasste Zahlung klicken, um die Details anzuzeigen. Das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) ist verfügbar, sofern das Geschäftsjahr noch offen und die Rechnung nicht storniert ist.

Beim Löschen einer Zahlung wird die zugehörige Buchung auf dem Eigentümerkonto ebenfalls entfernt. Der Rechnungsstatus wird automatisch neu berechnet. Wird die letzte verbleibende Zahlung gelöscht, wechselt der Status zurück auf Versendet.

Stornierung

Rechnungen können storniert werden, sofern sie nicht bereits den Status Bezahlt oder Storniert haben. Unter Optionen die Aktion Stornieren auswählen.

Beim Stornieren werden bestehende Zahlungen und deren Buchungen auf dem Eigentümerkonto nicht automatisch rückgängig gemacht. Falls Zahlungen vorhanden sind, sollten Sie diese vor der Stornierung manuell löschen.

Nach einer Stornierung können Zahlungen nicht mehr gelöscht werden. Stornierte Rechnungen können über Optionen gelöscht werden.

Rechnung bearbeiten

Eine Rechnung kann nur im Status Entwurf bearbeitet werden. Sobald die Rechnung versendet wurde, sind keine Änderungen mehr möglich; auch die Zahlungsangaben auf dem PDF bleiben unverändert.

Falls Korrekturen an einer bereits versendeten Rechnung erforderlich sind, muss die Rechnung storniert und eine neue Rechnung erstellt werden.

Automatische Zahlungserinnerung

EinfachSTWEG verschickt Zahlungserinnerungen automatisch per E-Mail – Sie müssen sich also nicht selbst an Ihre Miteigentümer wenden, wenn eine Zahlung ausbleibt. Die Erinnerung wird im Namen der Software versendet und enthält die Rechnung als PDF im Anhang.

Diese Funktion ist standardmässig aktiviert. Sie kann pro Gemeinschaft unter Einstellungen > Funktionen über den Schalter Automatische Rechnungserinnerungen deaktiviert werden. In den Einstellungen legen Sie ausserdem fest, wann die erste Erinnerung versendet wird, in welchem Abstand weitere Erinnerungen folgen, wie viele Erinnerungen maximal verschickt werden und wie viele Tage vorher eine Vorab-Information an den Verwalter gesendet wird.

Wenn Sie die Funktion deaktivieren, werden keine weiteren Erinnerungen versendet. Bereits versendete Erinnerungen bleiben im Aktivitätsfeed erhalten. Wird die Funktion wieder aktiviert, werden Erinnerungen ab dem nächsten Prüfzeitpunkt erneut versendet, es erfolgt kein rückwirkender Versand für den Zeitraum, in dem die Funktion deaktiviert war.

Der Ablauf im Detail:

• Die erste Erinnerung wird nach der eingestellten Anzahl Tage nach dem Fälligkeitsdatum versendet, sofern die Rechnung noch offen oder nur teilweise bezahlt ist.
• Danach folgen weitere Erinnerungen im eingestellten Abstand.
• Insgesamt werden maximal so viele Erinnerungen pro Rechnung versendet, wie in den Einstellungen festgelegt ist.
• Ist die maximale Anzahl auf 0 gesetzt, werden keine automatischen Erinnerungen versendet.
• Der Versand erfolgt täglich um 17:00 Uhr automatisch im Hintergrund.

Erinnerungen werden nur an Rechnungen verschickt, die den Status Versendet, Per E-Mail versendet, Erinnerung versendet oder Teilweise bezahlt haben. Rechnungen im Status Entwurf, Bezahlt oder Storniert erhalten keine Erinnerungen.

Die E-Mail wird an die Hauptkontakt-Person des Eigentümers gesendet. Falls diese keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird automatisch eine andere Person des Eigentümers mit gültiger E-Mail-Adresse gesucht.

Sind am selben Tag mehrere Zahlungserinnerungen für denselben Eigentümer fällig, werden sie in einer gemeinsamen E-Mail mit mehreren Rechnungs-PDFs zusammengefasst.

Jede versendete Erinnerung wird im Aktivitätsfeed der Rechnung protokolliert und ist auch im E-Mail-Verlauf des Eigentümers ersichtlich.

Vorab-Information an den Verwalter

Wenn in den Einstellungen bei Vorab-Information Tage vorher ein Wert grösser als 0 hinterlegt ist, erhält der Verwalter einige Tage vor dem geplanten Erinnerungsversand eine E-Mail mit den betroffenen Rechnungen. Diese Vorab-Information geht nicht an die Eigentümer, sondern an den Benutzer mit Administrator-Rolle der Gemeinschaft.

Die Vorab-Information wird nur einmal pro Rechnung und Erinnerungsnummer verschickt. Die Vorab-Information wird nur verschickt, solange der eigentliche Erinnerungsversand noch in der Zukunft liegt. Läuft die automatische Prüfung erst nach dem geplanten Erinnerungszeitpunkt, wird die Vorab-Information übersprungen und stattdessen die fällige Erinnerung an den Eigentümer versendet.

So berechnet der Generator die Vorschläge

Für Akonto gemäss Budget erstellt der Rechnungs-Generator Vorschläge nach folgender Logik:

1. Das Budget der Kostenkonten wird über die hinterlegten Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt.
2. Der Saldo des Eigentümers aus dem vorherigen Geschäftsjahr wird abgezogen: Ein Guthaben reduziert den Rechnungsbetrag, eine Nachzahlung erhöht ihn.
3. Nur Eigentümer mit einem positiven Betrag erhalten Rechnungsvorschläge.
4. Der Betrag wird durch die Anzahl Rechnungen pro Jahr geteilt und auf 5 Rappen gerundet.
5. Der Saldo des Vorjahres wird als separate Position auf der ersten Rechnung ausgewiesen.

Falls das vorherige Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist, sind die Saldowerte provisorisch. Sie erhalten in diesem Fall einen entsprechenden Hinweis im Generator.

Siehe auch

• Aufwandkonten: Das Budget der Aufwandkonten bildet die Grundlage für die Berechnung der Akontorechnungen im Generator.
• Verteilschlüssel: Bei einer zusätzlichen Akontorunde bestimmt der gewählte Verteilschlüssel die Anteile der Eigentümer.
• Rapporte: Der Eigentümer-Saldo aus dem Rapport fliesst in die Berechnung der Rechnungsvorschläge ein.
• Eigentümer: Zahlungen auf Rechnungen werden automatisch auf dem Eigentümerkonto verbucht.
• Geschäftsjahr: Das Geschäftsjahr muss abgeschlossen sein, damit definitive Saldi für den Generator verfügbar sind.
• Bankabgleich: Eingehende Zahlungen aus der CAMT-Datei werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen.
• E-Mail-Vorlagen: Betreff und Nachrichtentext für Rechnungen und Zahlungserinnerungen anpassen.