Betriebskosten

Unter Betriebskosten werden alle laufenden Ausgaben der Eigentümergemeinschaft erfasst und verwaltet. Dazu gehören beispielsweise Hauswartungskosten, Versicherungen, Reparaturen und weitere Betriebsausgaben. Ebenso können Gutschriften erfasst werden, etwa Einnahmen aus einer Photovoltaikanlage. Jede Buchung wird einem Betriebskostenkonto zugeordnet, damit sie korrekt auf die Eigentümer verteilt werden kann.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Betriebskosten auswählen.

Betriebskosten-Liste

Die Betriebskosten werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer der Ausgabe
Beschreibung	Bezeichnung der Ausgabe
Anhänge	Anzahl der verknüpften Dateianhänge (Symbol wird nur bei vorhandenen Anhängen angezeigt)
Datum	Datum der Ausgabe
Konto	Zugeordnetes Betriebskostenkonto
Ausgaben	Betrag in CHF, falls die Buchung als Ausgabe erfasst wurde
Einnahmen	Betrag in CHF, falls die Buchung als Gutschrift erfasst wurde

Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen ein Smart-Filter und ein Suchfeld zur Verfügung. Mit dem Smart-Filter können Sie die Betriebskosten nach Geschäftsjahr, Datum und Betriebskostenkonto filtern. Das Suchfeld durchsucht die Beschreibungen der Buchungen. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste nach der jeweiligen Spalte sortieren.

Am Ende der Tabelle wird in einer Fusszeile die Summe angezeigt: Total Ausgaben, Total Einnahmen und Netto (Ausgaben abzüglich Einnahmen). Alle drei Totale berechnen sich automatisch aus den Buchungen, die den aktuellen Filtereinstellungen entsprechen – auch wenn die Liste über mehrere Seiten verteilt ist.

Auf einen Eintrag klicken, um die Details der Buchung anzuzeigen. Der Betrag wird dort ohne Vorzeichen dargestellt, ergänzt durch die Zeile Buchungsart mit dem Wert Ausgabe oder Gutschrift.

Buchungen mit einer abweichenden Verteilung tragen in der Spalte Beschreibung das Kennzeichen Spezialaufteilung. Dasselbe Kennzeichen erscheint auch in der Buchungsliste auf dem Dashboard. Wie eine solche Aufteilung erfasst wird, ist im Abschnitt Spezialaufteilung beschrieben.

Liste als PDF drucken

Rechts neben dem Suchfeld steht der Link PDF drucken. Damit wird die aktuelle Liste als PDF ausgegeben, mit denselben Filtereinstellungen, die am Bildschirm aktiv sind. So lässt sich zum Beispiel eine bestimmte Periode ausdrucken und mit den Bankbelegen abgleichen.

Zuerst im Smart-Filter den gewünschten Zeitraum einstellen, anschliessend auf PDF drucken klicken. Das PDF öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und kann von dort direkt gedruckt oder gespeichert werden.

Das PDF enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer der Buchung
Datum	Datum der Buchung
Beschreibung	Bezeichnung der Buchung
Konto	Zugeordnetes Betriebskostenkonto
Ausgaben	Betrag in CHF, falls die Buchung als Ausgabe erfasst wurde
Einnahmen	Betrag in CHF, falls die Buchung als Gutschrift erfasst wurde
Saldo	Fortlaufendes Total der gewählten Periode, kumuliert bis und mit dieser Buchung

Buchungen mit einer abweichenden Verteilung werden in der Spalte Beschreibung mit dem Zusatz [Spezialaufteilung] gekennzeichnet. Direkt darunter erscheint eine zusätzliche Zeile mit den beteiligten Objekten und ihren Prozentanteilen, zum Beispiel 0001 Haus A 25.00 %, 0002 Haus B 75.00 %.

Im Kopf des PDF stehen die Eigentümergemeinschaft und der gewählte Zeitraum. Am Schluss folgen das Total der Ausgaben und Einnahmen sowie das Netto. Die Buchungen erscheinen immer chronologisch, beginnend mit der ältesten, unabhängig davon, wie die Liste am Bildschirm sortiert ist. Enthält der gewählte Zeitraum keine Buchungen, erscheint der Hinweis Keine Buchungen im gewählten Zeitraum.

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Der Saldo im PDF ist das kumulierte Total der Betriebskosten und entspricht nicht dem Saldo Ihres Bankkontos. Einzahlungen der Eigentümer werden nicht als Betriebskosten geführt und sind deshalb nicht enthalten.

Neue Buchung erfassen

Auf Neue Buchung erfassen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer, wird automatisch vergeben
Beschreibung	Bezeichnung der Buchung
Datum	Datum der Buchung
Betrag	Betrag der Buchung in CHF, immer positiv einzugeben
Buchungsart	Ausgabe oder Gutschrift — bestimmt, ob der Betrag als Ausgabe oder als Einnahme gebucht wird
Betriebskostenkonto	Zuordnung zu einem Betriebskostenkonto des jeweiligen Geschäftsjahres
Kommentar	Optionaler Kommentar zur Buchung
Anhänge	Optionale Dateianhänge (z.B. Rechnungsbelege)

Beim Eingeben der Beschreibung werden automatisch Vorschläge aus bestehenden Buchungen angezeigt. Einen Vorschlag auswählen, um die Felder inklusive Buchungsart automatisch auszufüllen.

Die verfügbaren Betriebskostenkonten hängen vom gewählten Datum ab. Wird das Datum geändert, werden die Konten automatisch aktualisiert. Falls keine Konten für das gewählte Datum vorhanden sind, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Spezialaufteilung: abweichende Verteilung pro Buchung

Normalerweise bestimmt der Verteilschlüssel des Betriebskostenkontos, wer eine Buchung trägt. Manchmal betrifft eine einzelne Zahlung aber nicht die ganze Gemeinschaft: Eine Rechnung läuft über das Bankkonto der Gemeinschaft, ist aber zu 100 % einer einzelnen Eigentümerpartei zu belasten oder je zur Hälfte zwei Parteien. Mit einer Spezialaufteilung legen Sie die Verteilung direkt auf dieser einen Buchung fest, ohne dafür einen einmaligen Verteilschlüssel und ein eigenes Aufwandkonto anlegen zu müssen.

Das Betriebskostenkonto bleibt dabei zwingend. Die beiden Angaben beantworten unterschiedliche Fragen: Das Konto sagt, um welche Art von Kosten es sich handelt, der Verteiler sagt, wer sie trägt. Die Spezialaufteilung ersetzt nur den zweiten Teil.

Im Formular Neue Buchung erfassen und beim Bearbeiten einer Buchung steht unterhalb des Feldes Betriebskostenkonto der Schalter Verteiler überschreiben. Daneben zeigt Verteiler des Kontos zur Kontrolle an, welcher Verteilschlüssel ohne Spezialaufteilung greifen würde.

So erfassen Sie eine Spezialaufteilung:

1. Die Buchung wie gewohnt ausfüllen und das Betriebskostenkonto wählen.
2. Den Schalter Verteiler überschreiben einschalten.
3. Pro betroffenem Objekt im Feld Anteil eine Zahl eintragen.
4. Auf Erstellen beziehungsweise Speichern klicken.

Die aufgeklappte Aufteilung enthält eine Zeile pro Objekt der Gemeinschaft mit folgenden Angaben:

Feld	Beschreibung
Objekt	Bezeichnung des Objekts, wie sie in den Stammdaten erfasst ist
Anteil	Frei wählbare Zahl, die den Anteil dieses Objekts an der Buchung bestimmt (Eingabefeld)
Prozent	Aus den Anteilen berechneter Prozentsatz, wird während der Eingabe laufend aktualisiert
Betrag	Aus dem Prozentsatz berechneter Betrag in CHF, wird während der Eingabe laufend aktualisiert
Total	Summe der Anteile, Prozente und Beträge über alle Objekte

Die Anteile sind freie Zahlen und funktionieren gleich wie beim Verteilschlüssel: Massgebend ist nicht der einzelne Wert, sondern sein Verhältnis zur Summe aller Anteile. 1 und 1 teilt genauso hälftig auf wie 50 und 50. Ein Objekt mit dem Anteil 0 oder einem leeren Feld ist an dieser Buchung nicht beteiligt.

Beim Speichern können folgende Meldungen erscheinen:

Meldung	Bedeutung
Anteile dürfen nicht negativ sein	Mindestens ein Anteil wurde negativ eingegeben
Mindestens ein Anteil muss grösser als 0 sein	Es wurde kein einziger positiver Anteil erfasst
Ein gewähltes Objekt gehört nicht zu dieser Gemeinschaft	Die Aufteilung verweist auf ein Objekt ausserhalb der Gemeinschaft

Um eine bestehende Spezialaufteilung wieder zu entfernen, öffnen Sie die Buchung mit Bearbeiten, schalten den Schalter Verteiler überschreiben aus und klicken auf Speichern. Die Buchung wird danach wieder über den Verteilschlüssel ihres Kontos verteilt. Dasselbe Ergebnis erzielen Sie, indem Sie alle Anteile auf 0 setzen.

Für den Umgang mit Spezialaufteilungen gelten folgende Regeln:

Regel	Bedeutung
Konto bleibt Pflicht	Auch mit Spezialaufteilung muss ein Betriebskostenkonto gewählt werden, damit die Kostenart erhalten bleibt
Gilt nur für diese Buchung	Alle übrigen Buchungen desselben Kontos werden weiterhin über den Verteilschlüssel des Kontos verteilt
Ziel ist das Objekt	Die Anteile werden auf Objekte erfasst, nicht auf Eigentümer. Ein Eigentümerwechsel während des Jahres wird über die normalen Eigentumsperioden berücksichtigt
Keine Übernahme ins Folgejahr	Beim Erstellen des nächsten Geschäftsjahres wird die Spezialaufteilung nicht mitkopiert, da sie an einer einzelnen Buchung hängt
Jahresabschluss	Beim Abschluss des Geschäftsjahres wird der Betrag genau einmal den Eigentümern der betroffenen Objekte belastet
Löschschutz für Objekte	Ein Objekt, das in einem geschlossenen Geschäftsjahr an einer Spezialaufteilung beteiligt ist, kann nicht mehr gelöscht werden

Wo ist die Spezialaufteilung sichtbar?

Ort	Darstellung
Betriebskosten-Liste und Dashboard	Kennzeichen Spezialaufteilung neben der Beschreibung der Buchung
PDF der Betriebskosten-Liste (PDF drucken)	Zusatz [Spezialaufteilung] in der Beschreibung und eine Zusatzzeile mit den beteiligten Objekten und Prozenten
Rapport Betriebskosten nach Verteilschlüssel (Web und PDF)	Zusätzliche Spaltengruppe Spezialaufteilungen mit dem Betrag pro Objekt sowie ein Detailblock pro Buchung unterhalb der Tabelle
Rapport Betriebskosten / Budget	Zusätzliche Gruppe Spezialaufteilungen am Schluss mit einer Zeile pro Buchung; das Konto selbst weist in seiner normalen Gruppe nur noch den Rest aus
Objekt-Detailseite, Register Kosten per Verteilschlüssel	Zeile Spezialaufteilungen mit der Summe aller Spezialaufteilungen dieses Objekts
Steuerausweis	Die Beträge fliessen automatisch in den Steuerausweis der betroffenen Eigentümer ein

Die Gesamtsummen der Rapporte ändern sich durch eine Spezialaufteilung nicht. Ein allfälliges Budget bleibt beim Betriebskostenkonto und wandert nicht in die Gruppe Spezialaufteilungen.

Privat bezahlte Auslagen

Gelegentlich bezahlt ein Eigentümer eine Rechnung der Gemeinschaft aus dem eigenen Portemonnaie, etwa einen Ersatzschlüssel oder eine kleine Reparatur. Die Kosten gehören trotzdem in die Betriebskosten, und der Eigentümer hat Anspruch darauf, den Betrag zurückzuerhalten. Mit dem Schalter Privat bezahlt halten Sie beides in einem Arbeitsschritt fest: Die Buchung läuft normal durch die Betriebskosten, und der Betrag wird dem Eigentümer automatisch auf seinem Eigentümerkonto gutgeschrieben.

Im Formular Neue Buchung erfassen und beim Bearbeiten einer Buchung steht der Schalter Privat bezahlt zuunterst, unterhalb der Spezialaufteilung.

So erfassen Sie eine privat bezahlte Auslage:

1. Die Buchung wie gewohnt mit Beschreibung, Datum, Betrag und Betriebskostenkonto erfassen.
2. Den Schalter Privat bezahlt aktivieren.
3. Unter Bezahlt von den Eigentümer auswählen, der die Auslage bezahlt hat.
4. Auf Erstellen beziehungsweise Speichern klicken.

Feld	Beschreibung
Privat bezahlt	Schalter, der den Abschnitt aktiviert. Ist er ausgeschaltet, verhält sich die Buchung wie jede andere
Bezahlt von	Der Eigentümer, der die Auslage bezahlt hat. Zur Auswahl stehen alle Eigentümer der Gemeinschaft, auch solche, die im betreffenden Geschäftsjahr kein Objekt besitzen

Die Auswahl erfolgt auf den Eigentümer, nicht auf eine einzelne Person. Gutgeschrieben wird dem Eigentümerkonto, und dieses gehört der Eigentümerpartei als Ganzes.

Was EinfachSTWEG automatisch erledigt

Beim Speichern entsteht auf dem Eigentümerkonto der gewählten Partei eine Gutschrift über den Betrag der Buchung, mit der Beschreibung Privat bezahlt Beleg Nr. N. Es ist kein weiterer Schritt nötig, und es gibt keine separate Übersicht, die gepflegt werden müsste.

Die Gutschrift ist systemgeneriert. Sie kann auf dem Eigentümerkonto nicht von Hand bearbeitet oder gelöscht werden, damit sie nicht von der Buchung abweichen kann.

Änderung an der Buchung	Auswirkung auf die Gutschrift
Betrag geändert	Die Gutschrift wird auf den neuen Betrag angepasst
Datum oder Nummer geändert	Datum und Beschreibung der Gutschrift werden nachgeführt
Bezahlt von auf einen anderen Eigentümer geändert	Die bisherige Gutschrift entfällt, die neue Partei erhält eine neue Gutschrift
Buchung in ein anderes Geschäftsjahr verschoben	Die Gutschrift wandert mit ins neue Geschäftsjahr
Schalter Privat bezahlt ausgeschaltet	Die Gutschrift entfällt
Buchung gelöscht	Die Gutschrift entfällt zusammen mit der Buchung

Einschränkungen

Regel	Grund
Nur Ausgaben mit positivem Betrag	Eine Gutschrift ist eine Einnahme der Gemeinschaft; sie kann niemand vorgestreckt haben. Es erscheint die Meldung Nur Ausgaben mit positivem Betrag können privat bezahlt werden.
Geschlossenes Geschäftsjahr	Gehört die Gutschrift zu einem abgeschlossenen Geschäftsjahr, lässt sich die Buchung nicht mehr ändern. Es erscheint die Meldung Das Geschäftsjahr der Gutschrift ist abgeschlossen. Die Buchung kann nicht geändert werden.

Wurde der gutgeschriebene Eigentümer zwischenzeitlich gelöscht, erscheint er im Feld Bezahlt von mit dem Zusatz nicht mehr verfügbar. Die Buchung lässt sich erst wieder speichern, wenn ein aktueller Eigentümer ausgewählt oder der Schalter Privat bezahlt ausgeschaltet wird.

Zusammenspiel mit der Spezialaufteilung

Wer eine Auslage bezahlt hat und wer sie am Ende trägt, sind zwei verschiedene Fragen. Privat bezahlt beantwortet die erste, die Spezialaufteilung die zweite. Die Kosten werden weiterhin ganz normal verteilt, entweder über den Verteilschlüssel des Betriebskontos oder über eine Spezialaufteilung.

Beide lassen sich auf derselben Buchung kombinieren. Bezahlt ein Eigentümer eine Reparatur an seinem eigenen Objekt privat und wird die Buchung gleichzeitig zu 100 % auf dieses Objekt aufgeteilt, so heben sich Gutschrift und Kostenanteil in seiner Abrechnung genau auf. Unter dem Strich bleibt sein Saldo unverändert, und die Zahlung ist trotzdem sauber dokumentiert.

Wo ist eine privat bezahlte Auslage sichtbar?

Ort	Darstellung
Betriebskosten-Liste und Dashboard	Kennzeichen Privat bezahlt neben der Beschreibung der Buchung
Eigentümerkonto der Partei	Eine Einnahme mit der Beschreibung Privat bezahlt Beleg Nr. N
Rapport Saldo Eigentümer-Konten und Abrechnung	Die Gutschrift erhöht das Guthaben der Partei

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Die Gutschrift dokumentiert die Schuld der Gemeinschaft gegenüber dem Eigentümer. Sie ersetzt keine Rückzahlung: Wird der Betrag später effektiv überwiesen, ist das eine gewöhnliche Zahlung, die nichts an dieser Buchung ändert. In vielen Gemeinschaften bleibt der Betrag stattdessen als Guthaben stehen und wird mit der nächsten Akontorechnung verrechnet.

Gutschriften erfassen

Nicht jede Betriebskostenbuchung ist zwangsläufig eine Ausgabe. Erhält die Eigentümergemeinschaft laufende Einnahmen auf einem Betriebskostenkonto, zum Beispiel die Einspeisevergütung einer Photovoltaikanlage, wird dies als Gutschrift erfasst.

Beim Feld Buchungsart die Option Gutschrift wählen. Der Betrag wird dabei immer positiv eingegeben — EinfachSTWEG bucht ihn intern als Einnahme auf dem gewählten Betriebskostenkonto. In der Betriebskosten-Liste erscheint der Betrag anschliessend in der Spalte Einnahmen.

Für die Verteilung auf die Eigentümer zählt pro Betriebskostenkonto der Nettobetrag, also Ausgaben abzüglich Einnahmen. Eine Photovoltaikanlage mit CHF 8'000 Ausgaben (Wartung) und CHF 3'000 Gutschriften (Einspeisevergütung) auf demselben Konto führt somit zu CHF 5'000, die auf die Eigentümer verteilt werden.

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Buchungen, die vor Einführung der Buchungsart als negativer Betrag auf einem Ausgabenkonto erfasst wurden, erscheinen automatisch in der Spalte Einnahmen. Bereits erstellte Abrechnungen und Rapporte bleiben unverändert; es ist keine Nacherfassung nötig.

Ausgabe bearbeiten und löschen

In der Liste auf eine Ausgabe klicken, um die Details anzuzeigen. Im Detail-Dialog auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Bearbeitungsformular mit den gleichen Feldern wie bei der Neuerfassung. Die Felder anpassen und auf Speichern klicken.

Im Bearbeitungsformular kann die Ausgabe auch über das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) entfernt werden.

Dateianhänge

Zu jeder Ausgabe können Dateianhänge hinzugefügt werden, beispielsweise eingescannte Rechnungsbelege. Im Formular unter Anhänge können Dateien hochgeladen werden. In der Detailansicht werden vorhandene Anhänge aufgelistet und können heruntergeladen werden.

Wie werden Betriebskosten auf die Eigentümer verteilt?

Jede Buchung wird einem Betriebskostenkonto (Aufwandkonto) zugeordnet. Dieses Konto ist wiederum mit einem Verteilschlüssel verknüpft, der festlegt, welchen Anteil jeder Eigentümer an den Kosten trägt. Enthält ein Konto sowohl Ausgaben als auch Gutschriften, wird der Nettobetrag (Ausgaben abzüglich Einnahmen) verteilt.

Beispiel: Eine Hauswartungsrechnung über CHF 1'200 wird auf dem Konto "Hauswartung" erfasst. Dieses Konto verwendet den Verteilschlüssel "Wertquote". Eigentümer A besitzt einen Anteil von 150/1000 und trägt somit CHF 180 (15%) der Kosten.

Der vollständige Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Die Ausgabe wird erfasst und einem Betriebskostenkonto zugeordnet.
2. Das Konto ist mit einem Verteilschlüssel verknüpft (z.B. Wertquote, Zähler oder kombiniert).
3. Der Verteilschlüssel bestimmt den Anteil jedes Eigentümers.
4. Die berechneten Anteile sind in den Rapporten ersichtlich.

Eine Ausnahme bildet die Spezialaufteilung: Ist bei einer Buchung der Schalter Verteiler überschreiben aktiv, wird für genau diese Buchung nicht der Verteilschlüssel des Kontos verwendet, sondern die auf der Buchung erfassten Anteile pro Objekt. Alle übrigen Buchungen desselben Kontos folgen unverändert dem Verteilschlüssel.

Geschlossenes Geschäftsjahr

Ausgaben, die einem geschlossenen Geschäftsjahr zugeordnet sind, können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Falls Korrekturen notwendig sind, erfassen Sie eine Korrekturbuchung im aktuellen (offenen) Geschäftsjahr.

Siehe auch

• Aufwandkonten — Jede Buchung wird einem Aufwandkonto zugeordnet, das die Verteilung auf die Eigentümer bestimmt.
• Verteilschlüssel — Die Verteilschlüssel legen fest, welchen Anteil jeder Eigentümer an den Kosten trägt.
• Rapporte — Die gebuchten Ausgaben und Gutschriften erscheinen in den Rapporten und werden dem Budget gegenübergestellt.
• Posteingang — Ausgaben können auch direkt aus dem Posteingang erstellt werden.
• Bankabgleich — Betriebskosten können beim CAMT-Import automatisch mit Banktransaktionen verknüpft werden.
• Objekte — Eine Spezialaufteilung wird auf Objekte erfasst; deren Eigentumsperioden bestimmen, wem der Anteil belastet wird.
• Eigentümerkonto — Eine privat bezahlte Auslage erzeugt dort automatisch eine Gutschrift für die betreffende Partei.
• Glossar — Erklärung der wichtigsten Begriffe wie Verteilschlüssel, Gutschrift und Spezialaufteilung.