Betriebskosten

Unter Betriebskosten werden alle laufenden Ausgaben der Eigentümergemeinschaft erfasst und verwaltet. Dazu gehören beispielsweise Hauswartungskosten, Versicherungen, Reparaturen und weitere Betriebsausgaben. Jede Ausgabe wird einem Betriebskostenkonto zugeordnet, damit sie korrekt auf die Eigentümer verteilt werden kann.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Betriebskosten auswählen.

Betriebskosten-Liste

Die Betriebskosten werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer der Ausgabe
Beschreibung	Bezeichnung der Ausgabe
Anhänge	Anzahl der verknüpften Dateianhänge (Symbol wird nur bei vorhandenen Anhängen angezeigt)
Datum	Datum der Ausgabe
Konto	Zugeordnetes Betriebskostenkonto
Betrag	Betrag der Ausgabe in CHF

Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen ein Smart-Filter und ein Suchfeld zur Verfügung. Mit dem Smart-Filter können Sie die Betriebskosten nach Geschäftsjahr, Datum und Betriebskostenkonto filtern. Das Suchfeld durchsucht die Beschreibungen der Ausgaben. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste nach der jeweiligen Spalte sortieren.

Am Ende der Tabelle wird in einer Fusszeile das Total angezeigt. Dieses berechnet automatisch die Summe aller Ausgaben, die den aktuellen Filtereinstellungen entsprechen – auch wenn die Liste über mehrere Seiten verteilt ist.

Auf einen Eintrag klicken, um die Details der Ausgabe anzuzeigen.

Neue Ausgabe erfassen

Auf Neue Ausgabe erfassen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer, wird automatisch vergeben
Beschreibung	Bezeichnung der Ausgabe
Datum	Datum der Ausgabe
Betrag	Betrag der Ausgabe in CHF
Betriebskostenkonto	Zuordnung zu einem Betriebskostenkonto des jeweiligen Geschäftsjahres
Kommentar	Optionaler Kommentar zur Ausgabe
Anhänge	Optionale Dateianhänge (z.B. Rechnungsbelege)

Beim Eingeben der Beschreibung werden automatisch Vorschläge aus bestehenden Ausgaben angezeigt. Einen Vorschlag auswählen, um die Felder automatisch auszufüllen.

Die verfügbaren Betriebskostenkonten hängen vom gewählten Datum ab. Wird das Datum geändert, werden die Konten automatisch aktualisiert. Falls keine Konten für das gewählte Datum vorhanden sind, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Ausgabe bearbeiten und löschen

In der Liste auf eine Ausgabe klicken, um die Details anzuzeigen. Im Detail-Dialog auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Bearbeitungsformular mit den gleichen Feldern wie bei der Neuerfassung. Die Felder anpassen und auf Speichern klicken.

Im Bearbeitungsformular kann die Ausgabe auch über das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) entfernt werden.

Dateianhänge

Zu jeder Ausgabe können Dateianhänge hinzugefügt werden, beispielsweise eingescannte Rechnungsbelege. Im Formular unter Anhänge können Dateien hochgeladen werden. In der Detailansicht werden vorhandene Anhänge aufgelistet und können heruntergeladen werden.

Wie werden Betriebskosten auf die Eigentümer verteilt?

Jede Ausgabe wird einem Betriebskostenkonto (Aufwandkonto) zugeordnet. Dieses Konto ist wiederum mit einem Verteilschlüssel verknüpft, der festlegt, welchen Anteil jeder Eigentümer an den Kosten trägt.

Beispiel: Eine Hauswartungsrechnung über CHF 1'200 wird auf dem Konto "Hauswartung" erfasst. Dieses Konto verwendet den Verteilschlüssel "Wertquote". Eigentümer A besitzt einen Anteil von 150/1000 und trägt somit CHF 180 (15%) der Kosten.

Der vollständige Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Die Ausgabe wird erfasst und einem Betriebskostenkonto zugeordnet.
2. Das Konto ist mit einem Verteilschlüssel verknüpft (z.B. Wertquote, Zähler oder kombiniert).
3. Der Verteilschlüssel bestimmt den Anteil jedes Eigentümers.
4. Die berechneten Anteile sind in den Rapporten ersichtlich.

Geschlossenes Geschäftsjahr

Ausgaben, die einem geschlossenen Geschäftsjahr zugeordnet sind, können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Falls Korrekturen notwendig sind, erfassen Sie eine Korrekturbuchung im aktuellen (offenen) Geschäftsjahr.

Siehe auch

• Aufwandkonten –Jede Ausgabe wird einem Aufwandkonto zugeordnet, das die Verteilung auf die Eigentümer bestimmt.
• Verteilschlüssel –Die Verteilschlüssel legen fest, welchen Anteil jeder Eigentümer an den Kosten trägt.
• Rapporte –Die gebuchten Ausgaben erscheinen in den Rapporten und werden dem Budget gegenübergestellt.
• Posteingang –Ausgaben können auch direkt aus dem Posteingang erstellt werden.
• Bankabgleich — Betriebskosten können beim CAMT-Import automatisch mit Banktransaktionen verknüpft werden.