Jahresablauf

Die Verwaltung einer Stockwerkeigentümergemeinschaft folgt einem wiederkehrenden Jahreszyklus. Von der Eröffnung des Geschäftsjahres über die laufende Buchhaltung bis hin zur Eigentümerversammlung und dem Jahresabschluss – die Schritte wiederholen sich jedes Jahr in ähnlicher Reihenfolge. Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick über den typischen Ablauf und zeigt, welche Funktionen in EinfachSTWEG Sie in welcher Phase nutzen.

Auch wenn der Ablauf auf den ersten Blick umfangreich wirkt: Die meisten Aufgaben fallen nur einmal pro Jahr an, und EinfachSTWEG übernimmt viele davon automatisch. Sobald Sie den Zyklus einmal durchlaufen haben, wird er zur Routine.

Geschäftsjahr einrichten

Zu Beginn des Jahres wird das neue Geschäftsjahr eröffnet. Falls Sie das Vorjahr bereits abgeschlossen haben, übernimmt EinfachSTWEG die Verteilschlüssel, Aufwandkonten und Budgets automatisch. Andernfalls kann das neue Geschäftsjahr manuell unter Einstellungen > Neues Geschäftsjahr eröffnen angelegt werden.

Nach der Eröffnung die folgenden Punkte prüfen und bei Bedarf anpassen:

• Verteilschlüssel – Haben sich Eigentumsverhältnisse oder Verbrauchswerte geändert? Die Werte im neuen Geschäftsjahr aktualisieren.
• Aufwandkonten – Sind neue Kostenarten hinzugekommen oder bestehende Budgets anzupassen? Die Budgets für das neue Jahr überprüfen, da sie als Grundlage für die Akontorechnung dienen.
• Erneuerungsfonds Verteiler – Sicherstellen, dass der korrekte proportionale Verteilschlüssel für den Erneuerungsfonds hinterlegt ist.

Die Budgets sollten den Erwartungen der Eigentümerversammlung entsprechen. Falls an der letzten Versammlung ein Budget beschlossen wurde, dieses jetzt in den Aufwandkonten hinterlegen.

Akontozahlungen erstellen und versenden

Sobald das Geschäftsjahr eingerichtet ist, können die Akontozahlungen an die Eigentümer erstellt werden. Unter Finanzen > Rechnungen den Generator öffnen und das aktuelle Geschäftsjahr auswählen.

Der Generator berechnet die Rechnungsbeträge automatisch auf Basis der hinterlegten Budgets und berücksichtigt dabei den Saldo jedes Eigentümers aus dem Vorjahr. So erhalten Eigentümer mit einem Guthaben tiefere Rechnungen, während offene Nachzahlungen eingerechnet werden.

Nach der Generierung die Vorschläge prüfen und über Alle Erstellen die Rechnungen anlegen. Anschliessend die Rechnungen über die Stapelverarbeitung per E-Mail an die Eigentümer versenden oder als PDF herunterladen und postalisch zustellen.

Im Laufe des Jahres die eingehenden Zahlungen auf den einzelnen Rechnungen erfassen. EinfachSTWEG verbucht jede Zahlung automatisch auf dem jeweiligen Eigentümerkonto.

Sie können das neue Geschäftsjahr auch eröffnen, bevor das alte abgeschlossen ist. So lassen sich laufende Ausgaben bereits im neuen Jahr verbuchen, während die Versammlung und der Jahresabschluss für das Vorjahr noch ausstehen.

Laufende Verwaltung

Während des gesamten Jahres fallen verschiedene Verwaltungsaufgaben an, die laufend erledigt werden:

• Pendenzen verfolgen – Der System-Vorschläge unterstützt Sie das ganze Jahr über. Er erinnert Sie automatisch an fehlende Daten, anstehende Termine oder fällige Buchungen.
• Betriebskosten erfassen – Eingehende Rechnungen und Ausgaben unter Finanzen > Betriebskosten verbuchen und dem passenden Aufwandkonto zuordnen. Belege als Anhang hochladen.
• Zahlungseingänge verfolgen – Regelmässig die CAMT-Datei der Bank unter Finanzen > Bankabgleich importieren. Eingehende Zahlungen mit QR-Referenz werden automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet. Bei offenen Rechnungen kann über den erneuten E-Mail-Versand eine Zahlungserinnerung ausgelöst werden.
• Erneuerungsfonds bewirtschaften – Die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds über Finanzen > Erneuerungsfond > Erneuerungsfonds Einlage erfassen. Die Einlage-Funktion erstellt automatisch sowohl die Betriebskostenbuchung als auch den Fondseingang. Allfällige Ausgaben aus dem Fonds für Sanierungen oder Reparaturen ebenfalls verbuchen.
• Dokumente ablegen – Relevante Unterlagen wie Verträge, Korrespondenz und Offerten unter Administration > Dokumente hochladen, damit sie zentral verfügbar sind.

Die Rapporte unter Finanzen > Rapporte zeigen jederzeit den aktuellen Stand der Buchhaltung. Solange das Geschäftsjahr offen ist, sind die Werte provisorisch und werden bei jeder neuen Buchung aktualisiert.

Versammlung vorbereiten und durchführen

Gegen Ende des Geschäftsjahres – oder zu Beginn des neuen Jahres – steht die ordentliche Eigentümerversammlung an. Die Versammlung muss mindestens einmal jährlich stattfinden (ZGB Art. 712m) und behandelt unter anderem die Genehmigung der Jahresrechnung und das Budget für das kommende Jahr.

Die Vorbereitung umfasst folgende Schritte:

1. Unter Administration > Versammlungen eine Neue Versammlung erstellen. Datum, Ort, Vorsitz und Protokollführung eintragen. Den Verteilschlüssel mit den Wertquoten hinterlegen, damit die Stimmen bei Abstimmungen korrekt gewichtet werden.
2. Die automatisch erstellten Standard-Traktanden prüfen und eigene Traktanden ergänzen. Typische Traktanden sind die Genehmigung der Jahresrechnung, die Festlegung des Budgets, die Erneuerungsfonds-Einlage und allfällige Wahlen.
3. Die provisorischen Rapporte unter Finanzen > Rapporte prüfen und als Grundlage für die Versammlung verwenden. Den Jahres Abschluss PDF herunterladen.
4. Die Einladung mit den Traktanden und Unterlagen an die Eigentümer versenden.
5. Am Tag der Versammlung diese über Starten beginnen, die Anwesenheit erfassen und Abstimmungen durchführen.
6. Nach der Versammlung auf Abschliessen klicken. Das Protokoll kann anschliessend heruntergeladen und an die Eigentümer versendet werden.

Jahresabschluss

Nach der Genehmigung der Jahresrechnung durch die Eigentümerversammlung kann das Geschäftsjahr in EinfachSTWEG abgeschlossen werden. Vor dem Abschluss die folgenden Punkte prüfen:

• Unter Finanzen > Rapporte alle Rapporte kontrollieren: Betriebskosten, Verteilschlüssel, Saldo der Eigentümerkonten und Erneuerungsfonds.
• Sicherstellen, dass alle Betriebskosten verbucht und alle Zahlungen erfasst sind. Den Bankabgleich abschliessen: Alle CAMT-Dateien importieren und offene Transaktionen zuordnen oder ignorieren.
• Das Jahres Abschluss PDF herunterladen und mit den an der Versammlung präsentierten Zahlen abgleichen.

Anschliessend unter Einstellungen das Geschäftsjahr öffnen, auf Bearbeiten und dann auf Abschliessen klicken. Beim Abschluss passiert Folgendes automatisch:

• Die effektiven Kostenanteile werden auf den Eigentümerkonten verbucht.
• Ein ZIP-Archiv mit dem Jahresabschluss und allen Belegen wird unter Dokumente abgelegt.
• Alle Buchungen im Geschäftsjahr werden gesperrt.

Der Abschluss ist unwiderruflich. Überprüfen Sie daher alle Rapporte sorgfältig, bevor Sie das Geschäftsjahr abschliessen.

Nach dem Abschluss die Steuerausweise unter Finanzen > Rapporte herunterladen und an die Eigentümer versenden. Den Jahresabschluss versenden verwenden, um den vollständigen Jahresabschluss per E-Mail an alle Eigentümer zu senden.

Übergang zum neuen Jahr

Mit dem Abschluss des Geschäftsjahres beginnt der Zyklus von vorne. Das neue Geschäftsjahr unter Einstellungen > Neues Geschäftsjahr eröffnen anlegen. EinfachSTWEG übernimmt automatisch:

• Alle Verteilschlüssel (bei dynamischen Verteilschlüsseln werden die Effektiv-Werte auf 0 zurückgesetzt)
• Alle Aufwandkonten mit Bezeichnung, Verteilschlüssel und Budget
• Alle Bankkonten (Saldi werden auf 0 zurückgesetzt)
• Den Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel

Die Eigentümer-Saldi werden ebenfalls ins neue Jahr übertragen und beim nächsten Lauf des Rechnungs-Generators automatisch berücksichtigt. Damit schliesst sich der Kreis, und Sie können mit den Akontozahlungen für das neue Jahr beginnen.

Siehe auch

• Pendenzen – Automatische Unterstützung und Aufgabenverwaltung
• Geschäftsjahr – Geschäftsjahr einrichten, abschliessen und Datenübernahme
• Rechnungen – Rechnungs-Generator, Zahlungen erfassen, Stapelverarbeitung
• Betriebskosten – Ausgaben laufend verbuchen und zuordnen
• Erneuerungsfonds – Einlagen, Ausgaben und Saldo des Fonds
• Rapporte – Kostenverteilung, Eigentümer-Saldi und Steuerausweise
• Bankabgleich – Banktransaktionen importieren und mit Rechnungen und Ausgaben abgleichen
• Versammlungen – Versammlung erstellen, durchführen und Protokoll versenden