Finanzen einrichten
Nach den Stammdaten prüfen Sie die Einstellungen des Geschäftsjahres: die vorgeschlagenen Aufwandkonten, das Budget, die Verteilschlüssel und, falls Sie eine bestehende Gemeinschaft übernehmen, die Saldi aus der letzten Jahresrechnung.
Geschäftsjahr basierte Einstellungen
Aufwandkonten, Verteilschlüssel und Bankkonten gelten jeweils für ein Geschäftsjahr. In der Navigation Einstellungen auswählen und unter Geschäftsjahre das aktuelle Jahr anklicken.
Aufwandkonten prüfen
Bei der Registrierung legt EinfachSTWEG zwölf typische Aufwandkonten an, alle mit dem Verteilschlüssel «Wertquote» und einem Budget von 0:
| Nummer | Bezeichnung |
|---|---|
100 | Allgemeinstrom |
110 | Wasser / Abwasser |
120 | Kehricht |
130 | Hauswartung / Reinigung |
140 | Gartenpflege / Schneeräumung |
150 | Serviceabonnemente (Lift, Heizung) |
200 | Heizkosten |
300 | Gebäudeversicherung |
310 | Haftpflicht- / Sachversicherung |
400 | Unterhalt / Reparaturen |
500 | Verwaltung / Bankspesen |
900 | Einlage Erneuerungsfonds |
Über der Liste erscheint der Hinweis Wir haben typische Konten für Sie angelegt. Nicht benötigte Konten können Sie einfach löschen. Mit Verstanden wird der Hinweis ausgeblendet. Nicht benötigte Konten entfernen Sie einzeln über das Papierkorb-Symbol im Formular des Kontos, weitere Konten fügen Sie mit Neues Aufwandkonto erfassen hinzu.
Budget erfassen
Das Budget bestimmt die Höhe der Akontorechnungen. Alle Budgets eines Geschäftsjahres erfassen Sie auf einer Seite: über den Schritt Budget erfassen der Checkliste auf dem Dashboard oder in den Einstellungen des Geschäftsjahres über die Schaltfläche Budget erfassen im Abschnitt Aufwandkonten. Bei einem abgeschlossenen Geschäftsjahr heisst die Schaltfläche Budget anzeigen und die Beträge lassen sich nicht mehr ändern.
Die Seite Budget <Jahr> listet alle Aufwandkonten des Geschäftsjahres:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Nr. | Nummer des Aufwandkontos |
Konto | Bezeichnung des Aufwandkontos |
Budget Vorjahr | Budget desselben Kontos im vorherigen Geschäftsjahr; nur sichtbar, wenn es ein Vorjahr gibt |
Budget <Jahr> | Erwartete Kosten des Kontos für das ganze Jahr in CHF |
Pro Konto den Jahresbetrag eintragen. Die Zeile Total rechnet laufend mit. Gibt es ein Vorjahr, zeigt die Spalte Budget Vorjahr die Beträge des Vorjahres zum Vergleich. Auf Speichern klicken; die Meldung Budget gespeichert bestätigt das.
Sobald ein Konto ein Budget hat, ist der Schritt Budget erfassen der Checkliste erledigt. Ohne Budget zeigt der Rechnungs-Generator den Hinweis Noch kein Budget erfasst statt Rechnungen über 0.00.
Beim Konto 900 Einlage Erneuerungsfonds steht der Hinweis Jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds. Tragen Sie dort den jährlichen Beitrag an den Erneuerungsfonds ein. Verbucht wird dieser Betrag am Jahresende über Erneuerungsfonds Einlage, nicht als normale Ausgabe.
Aufwandkonto bearbeiten
Auf ein Aufwandkonto klicken, um es einzeln zu bearbeiten. Im Formular Aufwandskonto bearbeiten lassen sich Nummer, Bezeichnung, Verteilschlüssel, Steuerabzug und Budget ändern. Auf Speichern klicken.
Beim Konto 900 Einlage Erneuerungsfonds erklärt ein Hinweis unter dem Budget, dass es sich um die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds handelt.
Verteilschlüssel ergänzen
Der Verteilschlüssel «Wertquote» ist bereits angelegt und enthält die Wertquoten, die Sie beim Erfassen der Stammdaten eingetragen haben. Weitere Verteilschlüssel, zum Beispiel «Einstellhalle» für Kosten, die nur die Parkplätze tragen, für Heizkosten nach Zähler oder für Liftkosten, erfassen Sie im Abschnitt Verteilschlüssel mit Details.
Mit Neuer Verteilschlüssel erstellen öffnet sich ein Formular. Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken. Anschliessend beim neuen Verteilschlüssel auf Anpassen klicken, die Werte pro Objekt erfassen und auf Speichern klicken.
Einem Aufwandkonto, das nicht nach Wertquote verteilt werden soll, anschliessend den neuen Verteilschlüssel zuweisen.
Saldi aus dem Vorjahr erfassen
Übernehmen Sie eine bestehende Gemeinschaft, tragen Sie die Schlusswerte der letzten Jahresrechnung auf der Seite Saldi aus dem Vorjahr ein. Das Vorjahr muss dafür nicht in EinfachSTWEG erfasst werden.
Die Seite öffnen Sie über den Schritt Saldi aus dem Vorjahr übernehmen der Checkliste auf dem Dashboard oder in den Einstellungen des ersten Geschäftsjahres über Saldi aus dem Vorjahr erfassen. Ihr Titel lautet Schlussstände per <Datum>; das Datum ist der Tag vor Beginn des ersten Geschäftsjahres, zum Beispiel 31.12.2025.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Stand Erneuerungsfonds | Bestand des Erneuerungsfonds gemäss letzter Jahresrechnung |
Guthaben (CHF) | Betrag, den der Eigentümer zu viel bezahlt hat |
Nachzahlung offen (CHF) | Betrag, den der Eigentümer der Gemeinschaft noch schuldet |
Die Tabelle Eigentümer zeigt alle Eigentümer, die im ersten oder einem späteren Geschäftsjahr ein Objekt besitzen, mit ihren Objekten in der Spalte Objekte. Andere Eigentümer, zum Beispiel ein Verkäufer, der der Gemeinschaft noch etwas schuldet, blendet der Link Weitere Eigentümer anzeigen unter der Tabelle ein. Eigentümer, für die bereits ein Saldo gespeichert ist, stehen immer in der Tabelle.
Pro Eigentümer entweder ein Guthaben oder eine offene Nachzahlung eintragen; das jeweils andere Feld wird gesperrt. Leere Felder gelten als 0. In der Zeile Total sehen Sie die Summen zum Abgleich mit der Jahresrechnung. Auf Speichern klicken; die Meldung Saldi aus dem Vorjahr gespeichert bestätigt das.
Die Saldi aus dem Vorjahr werden mit dem Datum vor Beginn des ersten Geschäftsjahres verbucht. Auf dem Eigentümerkonto erscheint der Eintrag «Saldo Vorjahr», im Erneuerungsfonds der Eintrag «Stand Vorjahr», jeweils mit dem Label Übernommen. Der Rechnungs-Generator berücksichtigt die Saldi der Eigentümer bei den ersten Akontorechnungen automatisch.
Die Saldi aus dem Vorjahr werden ausschliesslich auf dieser Seite geändert. In den Einstellungen des ersten Geschäftsjahres führt Saldi aus dem Vorjahr bearbeiten wieder dorthin. Ist das erste Geschäftsjahr abgeschlossen, können sie nicht mehr geändert werden. Ein Eigentümer mit offenem Saldo kann nicht gelöscht werden.
Erfassen Sie die Werte der von der Eigentümerversammlung genehmigten Jahresrechnung. Gibt es keine offenen Saldi, speichern Sie die Seite trotzdem einmal ohne Beträge; damit gilt der Schritt Saldi aus dem Vorjahr übernehmen als erledigt.
Bankkonto erfassen
Für den Vermögensausweis in den Steuerbelegen wird ein Bankkonto benötigt. In den Einstellungen des Geschäftsjahres bis Bankkonten scrollen und auf Neues Bankkonto erfassen klicken.
Das Bankkonto dient nur dazu, den Vermögensausweis zu erstellen. Tragen Sie Ende Jahr den Saldo ein, bevor Sie die Steuerbelege generieren. Das gilt nur für das Bankkonto, nicht für den Erneuerungsfonds; diesen verwaltet EinfachSTWEG separat.
Siehe auch
- Aufwandkonten: Kontenplan, Budget und Steuerabzug im Detail
- Verteilschlüssel: Verteilschlüssel verwalten und anpassen
- Geschäftsjahr: Geschäftsjahr eröffnen und abschliessen
- Eigentümerkonto: Saldo Vorjahr und laufende Buchungen der Eigentümer
- Erneuerungsfonds: Nächster Schritt, den Erneuerungsfonds einrichten