Häufige Fragen (FAQ)
Finanzen & Buchhaltung
Wie hoch soll die Erneuerungsfonds-Einlage sein?
Als Richtwert gelten 0.5% bis 1% des Gebäudeversicherungswerts pro Jahr. Bei einem Versicherungswert von CHF 2'000'000 wären das CHF 10'000 bis CHF 20'000 jährlich. Die konkrete Höhe hängt vom Alter und Zustand der Liegenschaft ab. Ältere Gebäude mit anstehendem Sanierungsbedarf brauchen tendenziell mehr. Die jährliche Einlage wird von der Eigentümerversammlung beschlossen. Die Führung eines Erneuerungsfonds ist gesetzlich vorgeschrieben (ZGB Art. 712m Abs. 1 Ziff. 5). In EinfachSTWEG erfassen Sie die Einlage über Finanzen > Erneuerungsfond > Erneuerungsfonds Einlage.
Was ist der Unterschied zwischen Einlage und Eingang beim Erneuerungsfonds?
Die Einlage ist der empfohlene Weg für die reguläre jährliche Äufnung des Erneuerungsfonds aus den Betriebskosten. Sie erstellt automatisch zwei Buchungen gleichzeitig: eine Ausgabe auf dem Betriebskostenkonto und einen Eingang im Erneuerungsfonds. Dadurch erscheint der Beitrag in der Betriebskostenabrechnung und wird korrekt über den Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Der direkte Eingang hingegen bucht nur im Erneuerungsfonds, ohne Gegenbuchung in den Betriebskosten. Verwenden Sie den direkten Eingang nur für ausserordentliche Zahlungen, die nicht über die Betriebskosten laufen (z.B. Sonderzahlungen). Wichtig: Wird statt der Einlage ein direkter Eingang erfasst, fehlt der Posten in der Jahresabrechnung, und die Eigentümer sehen nicht, welchen Anteil sie beigetragen haben.
Ein Eigentümer hat zu viel oder zu wenig bezahlt – was tun?
Sie müssen nichts manuell korrigieren. Der Saldo jedes Eigentümers (Guthaben oder Nachzahlung) wird beim Geschäftsjahr-Abschluss automatisch ins nächste Jahr übertragen. Der Rechnungs-Generator berücksichtigt diesen Saldo bei der Berechnung der neuen Akontorechnungen: Ein Guthaben reduziert den Rechnungsbetrag, eine Nachzahlung erhöht ihn. Der Saldo des Vorjahres wird als separate Position auf der ersten Rechnung des neuen Jahres ausgewiesen. Alternativ können Sie auf der Rechnungsdetailseite über Optionen > Restbetrag ignorieren kleine Differenzen erlassen, wenn sich eine Nachforderung nicht lohnt.
Wie berechnet der Rechnungs-Generator die Beträge?
Der Generator folgt einer klaren Logik: Zuerst wird das Budget aller Aufwandkonten über die hinterlegten Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Dann wird der Saldo des Eigentümers aus dem Vorjahr abgezogen: Ein Guthaben reduziert den Betrag, eine Nachzahlung erhöht ihn. Nur Eigentümer mit einem positiven Betrag erhalten Rechnungsvorschläge. Der Betrag wird durch die gewählte Anzahl Rechnungen pro Jahr geteilt und auf 5 Rappen gerundet. Falls das Vorjahr noch nicht abgeschlossen ist, sind die Saldowerte provisorisch, und Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. Sie finden den Generator unter Finanzen > Rechnungen > Generator öffnen.
Wann sollte ich das Geschäftsjahr abschliessen?
Schliessen Sie das Geschäftsjahr erst ab, nachdem die Jahresrechnung an der Eigentümerversammlung genehmigt wurde (ZGB Art. 712m). Der typische Ablauf ist: Geschäftsjahr endet, Sie erstellen die Rapporte unter Finanzen > Rapporte, präsentieren diese an der ordentlichen Versammlung, und schliessen das Geschäftsjahr erst nach erfolgter Genehmigung ab. Der Abschluss ist unwiderruflich. Überprüfen Sie daher alle Rapporte sorgfältig. Eröffnen Sie das neue Geschäftsjahr ruhig schon vor dem Abschluss des alten, damit Sie laufende Ausgaben bereits im neuen Jahr verbuchen können.
Was passiert mit dem Saldo beim Geschäftsjahr-Abschluss?
Beim Abschluss werden automatisch drei Dinge ausgeführt: Erstens wird für jeden Eigentümer pro Objekt der Anteil an den effektiven Betriebskosten als Belastung auf dem Eigentümerkonto verbucht. Zweitens wird ein ZIP-Archiv mit dem Jahresabschluss-PDF und allen Belegen erstellt und unter Dokumente abgelegt. Drittens wird das Geschäftsjahr gesperrt, sodass keine Änderungen mehr möglich sind. Der resultierende Saldo (Differenz zwischen Akontozahlungen und tatsächlichen Kosten) wird beim Eröffnen des neuen Geschäftsjahres automatisch übernommen und fliesst in die Berechnung der neuen Akontorechnungen ein.
Versammlungen & Abstimmungen
Welche Abstimmungsart brauche ich für meinen Beschluss?
Das Schweizer Recht kennt drei Stufen: Einfaches Mehr (über 50% der abgegebenen Stimmen, ohne Enthaltungen) für gewöhnliche Verwaltungshandlungen wie Genehmigung der Jahresrechnung, Budget, laufender Unterhalt oder Wahl der Verwaltung (ZGB Art. 647a via Art. 712g). Qualifiziertes Mehr (Mehrheit aller Eigentümer, die zugleich den grösseren Teil der Wertquoten vertritt (doppeltes Mehr)) für wichtige Verwaltungshandlungen wie nützliche bauliche Massnahmen oder grössere Renovationen (ZGB Art. 647b, Art. 647d via Art. 712g Abs. 1). Einstimmigkeit für Änderungen der Zweckbestimmung, Reglementsänderungen oder luxuriöse Massnahmen (ZGB Art. 648 Abs. 2, Art. 647e). In EinfachSTWEG wählen Sie die Abstimmungsart beim Erstellen einer Abstimmung im jeweiligen Traktandum. Die korrekte Wahl ist wichtig: Ein Beschluss mit falscher Mehrheit kann von jedem Eigentümer innert 30 Tagen gerichtlich angefochten werden (ZGB Art. 712m Abs. 2 i.V.m. Art. 75).
Was muss auf die Traktandenliste der ordentlichen Versammlung?
Die ordentliche Versammlung findet einmal jährlich statt und muss gemäss ZGB Art. 712m folgende Punkte behandeln: Genehmigung der Jahresrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres, Genehmigung des Budgets für das kommende Jahr sowie Wahlen (z.B. Verwalter, Revisoren). Darüber hinaus gehören typischerweise die Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung, Informationen zum Erneuerungsfonds und allfällige Anträge von Eigentümern auf die Traktandenliste. Wenn Sie in EinfachSTWEG eine neue Versammlung vom Typ Ordentlich erstellen, werden automatisch Standard-Traktanden angelegt, die Sie als Ausgangsbasis verwenden können.
Ist unsere Versammlung beschlussfähig?
Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die Hälfte aller Eigentümer, die zugleich zur Hälfte anteilsberechtigt ist, mindestens aber zwei Eigentümer, anwesend oder vertreten sind (ZGB Art. 712p). Bei ungenügender Beteiligung kann eine zweite Versammlung einberufen werden, die mit einem Drittel aller Eigentümer beschlussfähig ist. Hinterlegen Sie auf der Versammlung den Verteilschlüssel mit den Wertquoten, damit EinfachSTWEG die Stimmen korrekt gewichten kann. Beim Starten der Versammlung erfassen Sie die Anwesenheit der Eigentümer. Nur anwesende Eigentümer können abstimmen.
Stammdaten & Eigentümer
Ein Objekt wird verkauft – was muss ich in EinfachSTWEG tun?
Gehen Sie zu Stammdaten > Objekte, öffnen Sie das betroffene Objekt und klicken Sie auf Eigentümer Wechsel. Falls der neue Eigentümer noch nicht erfasst ist, legen Sie ihn vorher unter Stammdaten > Eigentümer an (inkl. zugehöriger Person). Im Wechsel-Formular wählen Sie den neuen Eigentümer und das Datum des Übergangs. Der bisherige Eigentümer erhält automatisch ein Bis-Datum. Beachten Sie: Es werden keine finanziellen Daten automatisch übertragen. Bestehende Saldi und offene Rechnungen verbleiben beim bisherigen Eigentümer. Erneuerungsfonds-Anteil und Eigentümerkonto-Saldo werden in der Regel zwischen Käufer und Verkäufer über den Notar abgerechnet. Die Betriebskosten werden bei einem Wechsel während des Geschäftsjahres automatisch tagesgenau aufgeteilt. Die STWEG hat für ausstehende Beiträge ein gesetzliches Pfandrecht (ZGB Art. 712i).
Wie erfasse ich ein Ehepaar als Eigentümer?
Erfassen Sie beide Personen einzeln unter Stammdaten > Personen und erstellen Sie dann einen gemeinsamen Eigentümer (z.B. "Familie Muster") unter Stammdaten > Eigentümer. Wählen Sie eine Person als Hauptkontakt Person. An diese Adresse gehen Rechnungen und E-Mails. Fügen Sie die zweite Person über + Hinzufügen auf der Eigentümer-Detailseite hinzu. Wichtig: Zusammengehörige Personen sollten immer unter einem gemeinsamen Eigentümer erfasst werden, da jede Eigentümerpartei in der Versammlung eine Kopfstimme hat, unabhängig von der Personenzahl.
Welchen Verteilschlüssel soll ich verwenden?
Der häufigste und wichtigste Verteilschlüssel ist die Wertquote, also der im Grundbuch eingetragene Anteil jedes Objekts an der Liegenschaft (z.B. 150/1000). Sie finden die Wertquoten im Begründungsreglement oder Grundbuchauszug. Das Gesetz sieht vor, dass gemeinschaftliche Kosten nach Wertquoten getragen werden, sofern das Reglement nichts anderes bestimmt (ZGB Art. 712h). Verwenden Sie den Typ Proportional für feste Schlüssel wie Wertquoten, Fläche oder Zimmeranzahl. Für verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser) eignet sich der Typ Dynamisch/Zähler, bei dem Sie Schätzwerte und später die effektiven Ablesungen erfassen können. Mit dem Typ Kombiniert können Sie zwei Schlüssel gewichten, z.B. 70% Zähler und 30% Wertquote für Heizkosten. Sie verwalten die Verteilschlüssel unter Einstellungen > Geschäftsjahr > Verteilschlüssel.
Steuern
Welche Kosten sind steuerlich abzugsfähig?
Als Faustregel sind werterhaltende Unterhaltskosten (Reparaturen, Reinigung, Hauswartung), Verwaltungskosten und Versicherungsprämien in der Regel abzugsfähig. Einlagen in den Erneuerungsfonds sind in den meisten Kantonen erst abzugsfähig, wenn sie tatsächlich für abzugsfähige Arbeiten verwendet werden, nicht bereits bei der Einzahlung. In EinfachSTWEG markieren Sie die entsprechenden Aufwandkonten mit dem Feld Steuerabzug unter Einstellungen > Geschäftsjahr > Aufwandkonten. So gekennzeichnete Konten erscheinen automatisch im Steuerausweis der Eigentümer, den Sie unter Finanzen > Rapporte > Steuerausweise herunterladen und versenden können. Die steuerlichen Regelungen unterscheiden sich je nach Kanton. Prüfen Sie bei Ihrer lokalen Steuerbehörde, welche Kosten konkret abzugsfähig sind.