Bankabgleich (CAMT-Import)

Mit dem Bankabgleich können Banktransaktionen automatisch oder manuell mit bestehenden Rechnungen, Betriebskosten und Eigentümer-Buchungen abgeglichen werden. Dazu wird eine CAMT.053-Datei von der Bank in EinfachSTWEG importiert. Das System erkennt viele Zuordnungen automatisch und schlägt passende Buchungen vor.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Bankabgleich auswählen.

info

Der Bankabgleich unterstützt aktuell das Hauptkonto der Stockwerkeigentümergemeinschaft. Der Erneuerungsfonds wird noch nicht unterstützt.

Übersicht

Der Bankabgleich besteht aus zwei Bereichen (Tabs):

Tab	Beschreibung
Zum Abgleichen	Offene Transaktionen, die noch keiner Buchung zugeordnet sind
Abgeglichen	Bereits abgeglichene und ignorierte Transaktionen

Im Tab Zum Abgleichen wird neben dem Tab-Titel ein Badge mit der Anzahl offener Transaktionen angezeigt. Dieses Badge erscheint auch im Navigationsmenü, damit Sie jederzeit sehen, ob neue Transaktionen abgeglichen werden müssen.

CAMT-Datei importieren

Was ist eine CAMT.053-Datei?

CAMT.053 ist ein internationaler Standard (ISO 20022) für elektronische Kontoauszüge. Praktisch alle Schweizer Banken bieten den Export von CAMT.053-Dateien im E-Banking an. Die Datei enthält alle Kontobewegungen (Gutschriften und Belastungen) mit Details wie Betrag, Datum, Gegenpartei, Zahlungsreferenz und weitere Informationen.

info

Wenn Ihre Bank fragt, ob Sie die "einfache" oder "detaillierte" Variante der CAMT.053-Datei möchten, wählen Sie immer die detaillierte Variante. Diese enthält zusätzliche Informationen wie QR-Referenzen und Zahlungsinformationen, die für den automatischen Abgleich benötigt werden.

Datei hochladen

Auf CAMT-Datei hochladen klicken und eine oder mehrere XML-Dateien auswählen. Es können mehrere Dateien gleichzeitig importiert werden.

Nach dem Import wird eine Zusammenfassung angezeigt:

Information	Beschreibung
Importierte Transaktionen	Anzahl neuer Transaktionen aus der Datei
Automatisch zugeordnet	Transaktionen, die sofort einer Rechnung zugeordnet werden konnten
Duplikate erkannt	Transaktionen, die bereits aus einem früheren Import vorhanden sind

Duplikat-Erkennung

EinfachSTWEG erkennt automatisch, ob eine Datei oder einzelne Transaktionen bereits importiert wurden:

• Datei-Duplikat: Wurde die identische Datei bereits hochgeladen, wird der Import abgelehnt mit der Meldung: "Diese Datei wurde bereits importiert."
• Transaktions-Duplikat: Einzelne Transaktionen, die bereits in einem früheren Import enthalten waren, werden als Duplikat markiert und nicht nochmals zum Abgleich angeboten.

So können überlappende Kontoauszüge (z.B. Monats- und Quartalsauszug) problemlos importiert werden.

Fehlermeldungen beim Import

Meldung	Ursache
"Diese Datei wurde bereits importiert"	Die identische Datei wurde bereits hochgeladen
"Die Datei konnte nicht gelesen werden..."	Die Datei ist keine gültige CAMT.053-Datei oder beschädigt
"Nur XML-Dateien sind erlaubt"	Eine Datei mit falscher Endung wurde ausgewählt

Automatischer Abgleich

Beim Import werden Gutschriften (eingehende Zahlungen) automatisch abgeglichen, wenn sie eine QR-Referenz enthalten, die einer Rechnung in EinfachSTWEG zugeordnet werden kann. Dieser Vorgang passiert vollautomatisch und ohne Zutun des Benutzers.

Voraussetzungen für den automatischen Abgleich

Damit eine Transaktion automatisch zugeordnet wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Transaktion ist eine Gutschrift (eingehende Zahlung)
2. Die Transaktion enthält eine QR-Referenz
3. In EinfachSTWEG existiert eine Rechnung mit dieser QR-Referenz

Falls die Rechnung bereits als bezahlt markiert ist, aber eine vorhandene Zahlung noch nicht mit einer Banktransaktion verknüpft wurde, wird diese Zahlung automatisch verknüpft. In diesem Fall werden keine neuen Buchungen erstellt.

Falls die Rechnung noch offen ist, muss zusätzlich das Geschäftsjahr für das Buchungsdatum offen sein, damit eine neue Zahlung erstellt werden kann.

Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, bleibt die Transaktion im Tab Zum Abgleichen und kann manuell zugeordnet werden.

Was passiert beim automatischen Abgleich?

Wenn eine Transaktion automatisch zugeordnet wird und eine neue Zahlung erstellt werden muss:

1. Eine Zahlung wird auf der Rechnung erfasst (mit dem Buchungsdatum der Bank)
2. Ein Eigentümer-Journaleintrag wird erstellt (Buchung auf dem Eigentümerkonto)
3. Der Rechnungsstatus wird aktualisiert (auf "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt")
4. Die Banktransaktion wird als Abgeglichen markiert

Wenn stattdessen eine bestehende, nicht verknüpfte Zahlung gefunden wird, wird nur die Verknüpfung hergestellt, ohne neue Buchungen zu erstellen.

Vorschläge

Für Transaktionen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten, generiert EinfachSTWEG intelligente Vorschläge. Diese werden direkt auf der Karte der jeweiligen Transaktion im Tab Zum Abgleichen angezeigt.

Wie werden Vorschläge berechnet?

Das System prüft verschiedene Kriterien, um passende Zuordnungen vorzuschlagen. Die Vorschläge werden nach Konfidenz (Treffsicherheit) sortiert, wobei der beste Vorschlag direkt auf der Karte erscheint.

Für Gutschriften (eingehende Zahlungen): Das System sucht primär nach passenden Rechnungen.

Für Belastungen (ausgehende Zahlungen): Das System sucht primär nach passenden Betriebskosten oder Inbox-Dateien mit übereinstimmender QR-Referenz.

Vorschlagstypen

Die folgende Tabelle zeigt alle Vorschlagstypen, sortiert nach Konfidenz:

Vorschlag	Beschreibung	Gilt für
QR-Referenz Übereinstimmung	Die QR-Referenz der Transaktion stimmt mit einer Rechnung überein	Gutschriften und Belastungen
Referenz Übereinstimmung	Die Kreditor-Referenz stimmt mit einer Rechnung überein	Gutschriften und Belastungen
QR-Referenz aus Beilage	Eine Betriebsausgabe hat einen Anhang (z.B. eingescannte Rechnung), deren QR-Referenz mit der Transaktion übereinstimmt	Nur Belastungen
QR-Referenz aus Zusatzinfo	Die QR-Referenz wurde aus dem Freitext der Transaktion extrahiert	Gutschriften und Belastungen
QR-Referenz aus Inbox-Datei	Eine Datei im Posteingang enthält eine QR-Referenz, die mit der Transaktion übereinstimmt	Nur Belastungen
Betrag und Datum ähnlich	Betrag und Fälligkeitsdatum einer offenen Rechnung stimmen annähernd überein (innerhalb von 7 Tagen)	Nur Gutschriften
Betrag stimmt überein	Der Betrag einer kürzlich erfassten Betriebsausgabe stimmt annähernd mit der Transaktion überein (innerhalb von 30 Tagen)	Nur Belastungen
Neue Betriebskosten erstellen	Kein passender Vorschlag gefunden, es wird vorgeschlagen, eine neue Ausgabe zu erstellen	Nur Belastungen
Neue Eigentümer-Buchung erstellen	Kein passender Vorschlag gefunden, es wird vorgeschlagen, eine neue Buchung zu erstellen	Nur Gutschriften

Vorschlag annehmen

Wird ein Vorschlag auf der Karte angezeigt, kann er mit einem Klick direkt übernommen werden. Je nach Vorschlagstyp passiert dabei Folgendes:

• Rechnung zuordnen: Eine Zahlung wird auf der Rechnung erfasst und der Eigentümer-Journaleintrag wird automatisch erstellt.
• Betriebskosten zuordnen: Die Transaktion wird mit der bestehenden Ausgabe verknüpft.
• Neue Betriebskosten erstellen: Es öffnet sich ein vorausgefülltes Formular zur Erfassung einer neuen Ausgabe, die automatisch mit der Transaktion verknüpft wird.
• Neue Eigentümer-Buchung erstellen: Es öffnet sich ein vorausgefülltes Formular zur Erfassung eines neuen Eigentümer-Journaleintrags.

Manueller Abgleich

Wenn der angezeigte Vorschlag nicht passt oder kein Vorschlag angezeigt wird, kann die Transaktion manuell zugeordnet werden.

Suchpalette öffnen

Auf Suchen klicken, um die Suchpalette zu öffnen. Die Suchpalette funktioniert wie ein Suchfenster und bietet folgende Funktionen:

• Volltextsuche: In der Suchleiste eingeben, um Rechnungen, Betriebskosten und Eigentümer-Buchungen zu durchsuchen
• Filter-Tabs: Alle, Akonto-Rechnungen, Betriebskosten oder Eigentümer-Buchungen einzeln filtern
• Tastaturnavigation: Mit den Pfeiltasten navigieren und mit Enter auswählen
• Verbleibender Betrag: Oben in der Suchpalette wird angezeigt, welcher Betrag noch zugeordnet werden muss

Rechnung zuordnen

1. In der Suchpalette auf eine Rechnung klicken
2. Es werden die vorhandenen Zahlungen der Rechnung angezeigt
3. Entweder Neue Zahlung erstellen... wählen oder eine vorhandene (nicht verknüpfte) Zahlung auswählen
4. Den Betrag im Fussbereich anpassen (falls nötig) und auf Zuordnen klicken

Wenn die Rechnung bereits als bezahlt markiert ist, aber eine vorhandene Zahlung noch nicht mit einer Banktransaktion verknüpft wurde, wird diese Zahlung angezeigt und kann zugeordnet werden.

Betriebskosten zuordnen

1. In der Suchpalette auf eine Betriebsausgabe klicken
2. Den Betrag im Fussbereich anpassen (falls nötig) und auf Zuordnen klicken

Neue Betriebskosten erstellen

In der Suchpalette unter Ausgaben auf Neue Betriebsausgabe... klicken. Es öffnet sich ein vorausgefülltes Formular:

Feld	Vorbelegung
Nummer	Nächste fortlaufende Nummer
Beschreibung	Name der Gegenpartei oder Zahlungsinformation
Datum	Buchungsdatum der Transaktion
Betrag	Betrag der Transaktion
Betriebskostenkonto	Muss ausgewählt werden

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken. Die Ausgabe wird erstellt und automatisch mit der Banktransaktion verknüpft.

Neue Eigentümer-Buchung erstellen

In der Suchpalette unter Journaleinträge auf Neuer Journaleintrag... klicken. Es öffnet sich ein vorausgefülltes Formular:

Feld	Vorbelegung
Eigentümer	Muss ausgewählt werden
Beschreibung	Name der Gegenpartei oder Zahlungsinformation
Datum	Buchungsdatum der Transaktion
Betrag	Betrag der Transaktion

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken. Die Buchung wird erstellt und automatisch mit der Banktransaktion verknüpft.

Teilzuordnung

Eine Banktransaktion kann mehreren Buchungen zugeordnet werden. Dies ist nützlich, wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen oder Ausgaben abdeckt. Der Status wechselt dann auf Teilweise zugeordnet, und der verbleibende Betrag wird auf der Karte angezeigt.

Sobald die Summe aller Zuordnungen dem Transaktionsbetrag entspricht (kleine Rundungsdifferenzen werden toleriert), wird die Transaktion automatisch als Abgeglichen markiert und verschwindet aus dem Tab Zum Abgleichen.

Transaktionen ignorieren

Falls eine Transaktion nicht zugeordnet werden soll (z.B. interne Umbuchungen oder nicht relevante Bewegungen), auf Ignorieren klicken. Nach einer Bestätigung wird die Transaktion als Ignoriert markiert und erscheint im Tab Abgeglichen.

Ignorierte Transaktionen können jederzeit wieder geöffnet werden: Im Tab Abgeglichen auf die Transaktion klicken und im Detail-Dialog auf Wieder öffnen klicken.

Zuordnungen anzeigen und entfernen

Teilweise zugeordnete Transaktionen zeigen ein Badge Teilweise zugeordnet an. Beim Klick auf die Karte der Transaktion werden alle bestehenden Zuordnungen angezeigt.

Zuordnungen von Betriebskosten und Eigentümer-Buchungen können über Entfernen wieder gelöst werden. Was dabei passiert, hängt vom Zuordnungstyp ab:

Betriebskosten-Zuordnung entfernen: Nur die Verknüpfung zwischen der Banktransaktion und der Ausgabe wird entfernt. Die Betriebsausgabe selbst bleibt bestehen und muss bei Bedarf separat gelöscht werden.

Eigentümer-Buchung entfernen: Nur die Verknüpfung zwischen der Banktransaktion und dem Journaleintrag wird entfernt. Der Journaleintrag selbst bleibt bestehen und muss bei Bedarf separat gelöscht werden.

Rechnungszahlungen können nicht direkt im Bankabgleich entfernt werden. Die Zuordnung wird über die Rechnungsverwaltung gesteuert. Wird dort eine vom CAMT-Import erstellte Zahlung gelöscht, werden auch der zugehörige Eigentümer-Journaleintrag entfernt und der Rechnungsstatus automatisch zurückgesetzt. Bei manuell erfassten Zahlungen, die nachträglich mit einer Banktransaktion verknüpft wurden, wird nur die Verknüpfung gelöst, die Zahlung selbst bleibt bestehen.

Nach dem Entfernen einer Zuordnung wird der Status der Banktransaktion automatisch neu berechnet (z.B. von Abgeglichen zurück auf Teilweise zugeordnet oder Offen).

Status einer Transaktion

Jede Banktransaktion hat einen der folgenden Status:

Status	Beschreibung
Offen	Noch keiner Buchung zugeordnet
Teilweise zugeordnet	Ein Teil des Betrags ist zugeordnet, aber nicht der gesamte Betrag
Abgeglichen	Der gesamte Betrag ist zugeordnet
Ignoriert	Die Transaktion wurde bewusst ignoriert
Duplikat	Die Transaktion wurde in einem früheren Import bereits erfasst

Abgeglichene Transaktionen

Im Tab Abgeglichen werden alle abgeglichenen und ignorierten Transaktionen in einer Tabelle angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Buchungsdatum	Datum der Buchung bei der Bank
Gegenpartei	Name der Gegenpartei und Zahlungsinformation
Referenz	QR-Referenz, Kreditor-Referenz oder End-to-End-Referenz
Betrag	Betrag mit Vorzeichen (grün = Gutschrift, rot = Belastung)
Status	Aktueller Status der Transaktion

Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste sortieren (z. B. nach Buchungsdatum oder Betrag). Auf eine Zeile klicken, um die Detailansicht mit allen Informationen und Zuordnungen zu öffnen.

Typische Arbeitsabläufe

Monatlicher Bankabgleich (Standardablauf)

1. Im E-Banking der Bank den Kontoauszug als CAMT.053-Datei exportieren
2. In EinfachSTWEG unter Finanzen > Bankabgleich die Datei hochladen
3. Prüfen, wie viele Transaktionen automatisch zugeordnet wurden
4. Im Tab Zum Abgleichen die verbleibenden Transaktionen durchgehen
5. Vorschläge prüfen und bei Bedarf annehmen oder manuell zuordnen

Rechnung stellen und Zahlung abgleichen

Dieser Ablauf zeigt den typischen Weg einer Akonto-Rechnung:

1. Die Rechnung wird in EinfachSTWEG erstellt und versendet
2. Der Eigentümer bezahlt die Rechnung mit dem QR-Einzahlungsschein
3. Die Zahlung erscheint auf dem Bankkonto der Gemeinschaft
4. Der Kontoauszug wird als CAMT-Datei importiert
5. Das System erkennt die QR-Referenz und ordnet die Zahlung automatisch der Rechnung zu

Ausgabe zuerst erfassen, dann abgleichen

Dieser Ablauf eignet sich, wenn eine Rechnung (z.B. vom Hauswart) zuerst als Betriebsausgabe erfasst wird und die Zahlung später auf dem Kontoauszug erscheint:

1. Die Rechnung eines Lieferanten wird als Betriebsausgabe in EinfachSTWEG erfasst
2. Die Zahlung wird im E-Banking ausgelöst
3. Beim Import der CAMT-Datei schlägt das System die passende Ausgabe vor (basierend auf Betrag und Datum)
4. Den Vorschlag annehmen oder manuell über die Suchpalette zuordnen

Inbox-Datei mit CAMT abgleichen

Wenn eine Rechnung zuerst in den Posteingang von EinfachSTWEG hochgeladen wird (z.B. als PDF), kann sie beim CAMT-Import automatisch erkannt werden:

1. Eine Rechnung (PDF) wird in den Posteingang von EinfachSTWEG hochgeladen
2. Das System erkennt automatisch die QR-Referenz auf der Rechnung
3. Beim Import der CAMT-Datei wird die QR-Referenz abgeglichen
4. Das System schlägt vor, eine neue Betriebsausgabe zu erstellen, wobei die Inbox-Datei automatisch als Anhang beigefügt wird

Ausgabe direkt aus dem Bankabgleich erstellen

Für Belastungen, zu denen noch keine Ausgabe existiert:

1. Im Tab Zum Abgleichen den Vorschlag Neue Betriebskosten erstellen annehmen oder in der Suchpalette Neue Betriebsausgabe... wählen
2. Im vorausgefüllten Formular das Betriebskostenkonto auswählen und die Felder ergänzen
3. Auf Erstellen klicken, die Ausgabe wird erstellt und sofort der Transaktion zugeordnet

Importierte Dateien einsehen

Jede importierte CAMT-Datei kann unter ihrem Dateinamen eingesehen werden. In der Detailansicht einer abgeglichenen Transaktion wird unter Quelldatei der Dateiname, die IBAN, das Importdatum sowie die Anzahl Transaktionen und Zuordnungen angezeigt. Die Originaldatei kann heruntergeladen werden.

Häufige Fragen

Kann ich die gleiche Datei nochmals importieren?

Nein, EinfachSTWEG erkennt Duplikate anhand eines Hashwerts der Datei. Eine bereits importierte Datei wird abgelehnt.

Was passiert, wenn sich Kontoauszüge überlappen?

Einzelne Transaktionen, die bereits in einem früheren Import vorhanden sind, werden als Duplikat markiert und nicht nochmals angezeigt. Sie können also bedenkenlos Monats- und Quartalsauszüge importieren.

Kann ich eine Zuordnung rückgängig machen?

Ja. Zuordnungen von Betriebskosten und Eigentümer-Buchungen können im Zuordnungsdialog entfernt werden. Bei Rechnungszahlungen wird die Zuordnung über die Rechnungsverwaltung gesteuert.

Warum wurde eine Transaktion nicht automatisch zugeordnet?

Mögliche Gründe: Die Transaktion enthält keine QR-Referenz, die Rechnung existiert noch nicht in EinfachSTWEG, das Geschäftsjahr ist geschlossen, oder die Transaktion ist eine Belastung (nur Gutschriften werden automatisch zugeordnet).

Werden Belastungen auch automatisch zugeordnet?

Nein, aktuell werden nur Gutschriften mit QR-Referenz automatisch zugeordnet. Belastungen erhalten Vorschläge und können manuell zugeordnet werden.

Wird der Erneuerungsfonds unterstützt?

Nein, aktuell unterstützt der Bankabgleich nur das Hauptkonto der Gemeinschaft. Die Unterstützung für den Erneuerungsfonds ist geplant.

Siehe auch

• Bankkonten — Bankkonten der Gemeinschaft verwalten und QR-IBAN für den Zahlungsverkehr hinterlegen
• Rechnungen — Rechnungen erstellen und den Zahlungsstatus verfolgen
• Betriebskosten — Ausgaben der Gemeinschaft erfassen und einem Betriebskostenkonto zuordnen
• Eigentümerkonto — Buchungen auf dem Eigentümerkonto einsehen und erfassen
• Posteingang — Dokumente hochladen, die automatisch analysiert und für den Bankabgleich bereitgestellt werden
• Geschäftsjahr — Das Geschäftsjahr muss offen sein, damit der automatische Abgleich funktioniert