Aufwandkonten

Aufwandkonten bilden den Kontenplan der Buchhaltung. Jedes Aufwandkonto gehört zu einem Geschäftsjahr und ist mit einem Verteilschlüssel verknüpft, der bestimmt, wie die auf diesem Konto gebuchten Kosten auf die Eigentümer verteilt werden.

Um die Aufwandkonten zu verwalten, in der Navigation auf Einstellungen klicken, das gewünschte Geschäftsjahr auswählen. In der Detailansicht des Geschäftsjahres werden die Aufwandkonten im Abschnitt Aufwandkonten angezeigt.

Vorgeschlagene Aufwandkonten

Bei der Registrierung einer neuen Gemeinschaft legt EinfachSTWEG im ersten Geschäftsjahr zwölf typische Aufwandkonten an. Alle verwenden den Verteilschlüssel «Wertquote», haben keinen Steuerabzug und ein Budget von 0:

Nummer	Bezeichnung
100	Allgemeinstrom
110	Wasser / Abwasser
120	Kehricht
130	Hauswartung / Reinigung
140	Gartenpflege / Schneeräumung
150	Serviceabonnemente (Lift, Heizung)
200	Heizkosten
300	Gebäudeversicherung
310	Haftpflicht- / Sachversicherung
400	Unterhalt / Reparaturen
500	Verwaltung / Bankspesen
900	Einlage Erneuerungsfonds

Über der Liste erscheint der Hinweis Wir haben typische Konten für Sie angelegt. Nicht benötigte Konten können Sie einfach löschen. Mit Verstanden wird der Hinweis ausgeblendet; die Konten bleiben bestehen. Nicht benötigte Konten löschen Sie einzeln im Formular des Kontos. Passen Sie anschliessend Budgets, Verteilschlüssel und Steuerabzug der verbleibenden Konten an.

Das Konto 900 Einlage Erneuerungsfonds ist das Konto für die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds. Im Formular und in den Details erklärt ein Hinweis beim Budget: Das Budget ist die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds. Buchen Sie diese am Jahresende über «Erneuerungsfonds Einlage», nicht als normale Ausgabe. Im Dialog Erneuerungsfonds Einlage wird dann nur dieses Konto angeboten; gibt es mehrere solche Konten, zum Beispiel «Rückstellung Fassade» und «Rückstellung Lift», stehen alle zur Auswahl.

app.einfachstweg.ch

Aufwandkonten-Liste

Die Tabelle zeigt alle erfassten Aufwandkonten für das gewählte Geschäftsjahr mit folgenden Spalten:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Die Kontonummer, angezeigt ohne führende Nullen (zum Beispiel 100)
Bezeichnung	Der Name des Aufwandkontos
Verteilschlüssel	Der zugewiesene Verteilschlüssel
Steuerabzug	Ob und für welche Nutzungsart die Kosten auf diesem Konto steuerlich abzugsfähig sind
Budget	Das geplante Budget für dieses Konto

Auf ein Aufwandkonto in der Tabelle klicken, um es zu bearbeiten (bei offenem Geschäftsjahr) oder die Details anzuzeigen (bei abgeschlossenem Geschäftsjahr).

Über den Link PDF erstellen kann eine PDF-Übersicht der Aufwandkonten generiert werden.

Die Budgets aller Konten erfassen Sie am einfachsten gesammelt über die Schaltfläche Budget erfassen (bei einem abgeschlossenen Geschäftsjahr Budget anzeigen). Sie öffnet die Seite Budget mit einem Eingabefeld pro Konto und, falls es ein Vorjahr gibt, dem Budget des Vorjahres zum Vergleich.

Neues Aufwandkonto erfassen

Bei einem offenen Geschäftsjahr auf Neues Aufwandkonto erfassen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Die Kontonummer
Bezeichnung	Der Name des Kontos
Verteilschlüssel	Auswahl des Verteilschlüssels, der für dieses Konto verwendet werden soll
Steuerabzug	Auswahl, ob und für welche Nutzungsart die Kosten steuerlich abzugsfähig sind (siehe Abschnitt Steuerabzug)
Budget	Das geplante Budget

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken. Mit Abbrechen wird das Formular geschlossen.

Aufwandkonto bearbeiten

Auf ein bestehendes Aufwandkonto in der Tabelle klicken. Bei einem offenen Geschäftsjahr öffnet sich das Bearbeitungsformular, in dem alle Felder angepasst werden können. Nach dem Bearbeiten auf Speichern klicken. Falls das Konto nicht mehr benötigt wird, kann es über das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) entfernt werden.

Bankkonten

Im gleichen Abschnitt der Geschäftsjahr-Detailansicht befindet sich die Liste der Bankkonten. Diese werden für den Vermögenssteuerausweis verwendet. Der Erneuerungsfonds wird separat geführt und darf hier nicht erfasst werden.

Die Tabelle zeigt:

Spalte	Beschreibung
Bezeichnung	Der Name des Bankkontos
Saldo per [Datum]	Der Kontostand per Enddatum des Geschäftsjahres

Auf Neues Bankkonto erfassen klicken, um ein neues Bankkonto hinzuzufügen. Die Felder Bezeichnung und Saldo per [Datum] ausfüllen und auf Erstellen klicken. Bestehende Bankkonten können mit Bearbeiten angepasst werden.

Budget und seine Auswirkungen

Das Budget ist nicht nur ein Planungswert –es wird aktiv vom System verwendet:

• Der Rechnungs-Generator berechnet anhand des Budgets die Akontozahlungen pro Eigentümer. Ein höheres Budget führt zu höheren Vorauszahlungen.
• In den Rapporten werden die tatsächlichen Kosten dem Budget gegenübergestellt (Rapport "Betriebskosten / Budget").

Setzen Sie das Budget auf den erwarteten Jahresbetrag pro Konto. So erhalten Sie realistische Akontozahlungen und vermeiden grosse Nachzahlungen am Jahresende.

Orientieren Sie sich beim Budget an den tatsächlichen Kosten des Vorjahres (sichtbar im Rapport Betriebskosten / Budget) und passen Sie für bekannte Änderungen an. Auf der Seite Budget sehen Sie das Budget des Vorjahres direkt neben dem neuen Wert. Das Budget wird an der Eigentümerversammlung genehmigt und bestimmt die Höhe der Akontozahlungen.

Steuerabzug

Über das Feld Steuerabzug wird festgelegt, ob die Kosten eines Aufwandkontos im Steuerausweis der Eigentümer als abzugsfähige Kosten erscheinen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Option	Beschreibung
Nein	Die Kosten sind nicht abzugsfähig und erscheinen nicht im Steuerausweis
Ja	Die Kosten sind für alle Eigentümer abzugsfähig, unabhängig von der Nutzungsart
Nur bei Selbstnutzung	Die Kosten sind nur für Eigentümer abzugsfähig, die ihr Objekt selbst nutzen
Nur bei Vermietung	Die Kosten sind nur für Eigentümer abzugsfähig, die ihr Objekt vermieten

Die massgebende Nutzungsart (Selbstnutzung oder Vermietung) wird pro Objekt und Eigentümer in den Objekten erfasst. Bei den Optionen Nur bei Selbstnutzung und Nur bei Vermietung erscheinen die Kostenanteile nur im Steuerausweis der Eigentümer, deren Nutzungsart übereinstimmt; bei einem Eigentümerwechsel während des Jahres erfolgt die Zuordnung tagesgenau.

• Typisch abzugsfähig: Unterhalts- und Verwaltungskosten.
• Typisch nicht abzugsfähig: Rückstellungen in den Erneuerungsfonds.

Als Faustregel: Werterhaltende Unterhaltskosten (Reparaturen, Reinigung, Hauswartung), Verwaltungskosten und Versicherungsprämien sind in der Regel abzugsfähig. Einlagen in den Erneuerungsfonds sind in den meisten Kantonen erst abzugsfähig, wenn sie für abzugsfähige Arbeiten verwendet werden — nicht bereits bei der Einzahlung.

Prüfen Sie bei Ihrer lokalen Steuerbehörde, welche Kosten in Ihrem Kanton als abzugsfähig gelten, und konfigurieren Sie die entsprechenden Aufwandkonten.

Siehe auch

• Verteilschlüssel: Jedes Aufwandkonto ist mit einem Verteilschlüssel verknüpft, der die Kostenverteilung auf die Eigentümer festlegt.
• Betriebskosten: Ausgaben werden auf Aufwandkonten gebucht.
• Rapporte: Im Rapport „Betriebskosten / Budget" werden die tatsächlichen Kosten dem Budget der Aufwandkonten gegenübergestellt.
• Rechnungen: Der Rechnungs-Generator berechnet die Akontozahlungen anhand des Budgets der Aufwandkonten.
• Objekte: Die Nutzungsart der Objekte bestimmt, welche Eigentümer von nutzungsabhängigen Steuerabzügen profitieren.