Erneuerungsfonds

Der Erneuerungsfonds (auch Erneuerungsfonds) dient der langfristigen Finanzierung von grösseren Unterhalts- und Erneuerungsarbeiten an der Liegenschaft. Die Eigentümerversammlung beschliesst über die Schaffung eines Erneuerungsfonds (ZGB Art. 712m Abs. 1 Ziff. 5). Die jährliche Einlage wird von der Eigentümerversammlung beschlossen — als Richtwert gelten 0.5% bis 1% des Gebäudeversicherungswerts. Hier werden alle Ein- und Auszahlungen in den Fonds verwaltet.

In der Navigation unter Finanzen den Punkt Erneuerungsfonds auswählen.

Fondsübersicht

Oben rechts wird der aktuelle Kontostand des Erneuerungsfonds angezeigt unter Aktueller Kontostand. Dieser wird automatisch aus allen Buchungen berechnet.

Die Buchungen werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer der Buchung
Beschreibung	Bezeichnung der Buchung
Anhänge	Anzahl der verknüpften Dateianhänge (Symbol wird nur bei vorhandenen Anhängen angezeigt)
Datum	Datum der Buchung
Betrag	Betrag mit Vorzeichen (positiv = Eingang, negativ = Ausgang)

Oberhalb der Tabelle stehen ein Smart-Filter und ein Suchfeld zur Verfügung. Der Smart-Filter ermöglicht die Filterung nach Geschäftsjahr und Datum. Das Suchfeld durchsucht die Beschreibungen der Buchungen. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste sortieren, beispielsweise chronologisch nach Datum oder nach der Buchungsnummer.

Am Ende der Tabelle wird in einer Fusszeile das Total angezeigt. Dieses zeigt die Summe der aktuell gefilterten Buchungen an. Dies ist besonders hilfreich, um beispielsweise die Summe aller Einzahlungen oder Entnahmen für ein bestimmtes Jahr oder einen Suchbegriff auf einen Blick zu sehen.

Auf einen Eintrag klicken, um die Details der Buchung anzuzeigen.

Liste als PDF drucken

Rechts neben dem Suchfeld steht der Link PDF drucken. Damit wird die aktuelle Liste als PDF ausgegeben, mit denselben Filtereinstellungen, die am Bildschirm aktiv sind. So lässt sich zum Beispiel eine bestimmte Periode ausdrucken und mit den Bankbelegen des Fondskontos abgleichen.

Zuerst im Smart-Filter den gewünschten Zeitraum einstellen, anschliessend auf PDF drucken klicken. Das PDF öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und kann von dort direkt gedruckt oder gespeichert werden.

Das PDF enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer der Buchung
Datum	Datum der Buchung
Beschreibung	Bezeichnung der Buchung
Ausgaben	Betrag in CHF bei einem Ausgang
Einnahmen	Betrag in CHF bei einem Eingang
Saldo	Fondsstand nach dieser Buchung

Anders als am Bildschirm, wo der Betrag mit Vorzeichen in einer einzigen Spalte steht, sind Ein- und Ausgänge im PDF auf zwei Spalten aufgeteilt.

Im Kopf des PDF stehen die Eigentümergemeinschaft und der gewählte Zeitraum. Am Schluss folgen das Total der Ausgaben und Einnahmen, die Veränderung im gewählten Zeitraum sowie der Schlusssaldo. Die Buchungen erscheinen immer chronologisch, beginnend mit der ältesten, unabhängig davon, wie die Liste am Bildschirm sortiert ist.

Der Saldo zeigt den tatsächlichen Fondsstand zum jeweiligen Zeitpunkt. Buchungen aus früheren Perioden sind darin enthalten, auch wenn sie durch den Filter nicht angezeigt werden. Grenzen Sie also den Zeitraum auf einen einzelnen Monat ein, beginnt der Saldo nicht bei null, sondern beim Fondsstand vor diesem Monat. Damit lässt sich die Spalte direkt mit einem Bankauszug des Fondskontos vergleichen.

Eingang erfassen

Auf + Eingang Erfassen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Nummer	Fortlaufende Nummer, wird automatisch vergeben
Beschreibung	Bezeichnung der Einzahlung
Datum	Datum der Einzahlung
Betrag	Betrag der Einzahlung in CHF
Kommentar	Optionaler Kommentar
Anhänge	Optionale Dateianhänge

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Ausgang erfassen

Auf - Ausgang Erfassen klicken. Das Formular ist identisch aufgebaut wie beim Eingang. Der erfasste Betrag wird als negative Buchung im Erneuerungsfonds verbucht.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken.

Erneuerungsfonds Einlage

Die Schaltfläche Erneuerungsfonds Einlage dient der korrekten buchhalterischen Erfassung einer Einlage in den Erneuerungsfonds. Dabei werden automatisch zwei Buchungen erstellt:

1. Eine Belastung (Ausgabe) auf dem gewählten Betriebskostenkonto
2. Eine Gutschrift (Einnahme) im Erneuerungsfonds

Dies stellt sicher, dass die Buchhaltung korrekt abgebildet wird. Das Formular enthält folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Bezeichnung der Einlage
Datum	Datum der Einlage
Betrag	Betrag der Einlage in CHF
Erneuerungsfonds Aufwandkonto	Das Betriebskostenkonto, auf dem die Ausgabe verbucht wird
Kommentar	Optionaler Kommentar
Anhänge	Optionale Dateianhänge

Das verfügbare Aufwandkonto hängt vom gewählten Datum ab. Wird das Datum geändert, werden die verfügbaren Konten automatisch aktualisiert. Sofern für das gewählte Konto ein Budget hinterlegt ist, wird dieses unterhalb der Kontoauswahl angezeigt.

Die Felder ausfüllen und auf Einlage erfassen klicken.

Buchung bearbeiten und löschen

In der Liste auf eine Buchung klicken, um die Details anzuzeigen. Im Detail-Dialog auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Bearbeitungsformular mit den gleichen Feldern wie bei der Neuerfassung. Die Felder anpassen und auf Speichern klicken.

Im Bearbeitungsformular kann die Buchung auch über das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) entfernt werden.

Einlage vs. Eingang

Für Einzahlungen in den Erneuerungsfonds stehen zwei Wege zur Verfügung:

• Einlage (empfohlen): Verwenden Sie die Einlage, wenn die Zahlung in den Erneuerungsfonds aus den Betriebskosten stammt. Dabei werden automatisch zwei Buchungen gleichzeitig erstellt: eine Ausgabe auf dem Betriebskostenkonto und ein Eingang im Erneuerungsfonds. So ist sichergestellt, dass die Kosten in der Betriebskostenabrechnung erscheinen.
• Direkter Eingang: Verwenden Sie den direkten Eingang nur für Zahlungen, die nicht über die Betriebskosten laufen –beispielsweise ausserordentliche Sonderzahlungen.

Wichtig: Nur bei der Einlage erscheint der Beitrag in der Betriebskostenabrechnung und wird über den Verteilschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Wird stattdessen ein direkter Eingang erfasst, fehlt dieser Posten in der Jahresabrechnung — die Eigentümer sehen dann nicht, welchen Anteil sie zum Erneuerungsfonds beigetragen haben.

Funktionsweise der Einlage

Die Einlage erstellt in einer einzigen Transaktion zwei Buchungen:

1. Betriebskosten: Der Betrag wird als Ausgabe auf dem gewählten Erneuerungsfonds-Aufwandkonto verbucht. Die Verteilung auf die Eigentümer erfolgt über den dem Konto zugewiesenen Verteilschlüssel.
2. Erneuerungsfonds: Derselbe Betrag wird als Eingang im Erneuerungsfonds verbucht und erhöht den Fondsbestand.

Das gewählte Aufwandkonto muss denselben Verteilschlüssel verwenden wie der im Geschäftsjahr konfigurierte Erneuerungsfonds-Verteiler. Anhänge werden mit beiden Buchungen verknüpft. Wird das Datum geändert, werden die verfügbaren Konten automatisch aktualisiert.

Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel

Der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel wird in den Geschäftsjahr-Einstellungen konfiguriert. Er hat folgende Auswirkungen:

• Er bestimmt, welche Aufwandkonten für die Einlage-Funktion zur Verfügung stehen –nur Konten mit demselben Verteilschlüssel sind auswählbar.
• Er legt fest, wie die Anteile am Erneuerungsfonds pro Objekt im Rapport berechnet werden.

Der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel muss konfiguriert sein, bevor Sie die Einlage-Funktion verwenden können.

Siehe auch

• Langfristige Planung im Erneuerungsfonds — Sanierungen, Einlagen und Fondsstand über mehrere Jahre prognostizieren.
• Aufwandkonten –Die Einlage-Funktion verbucht eine Ausgabe auf einem Aufwandkonto mit dem passenden Verteilschlüssel.
• Verteilschlüssel –Der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel bestimmt, wie die Anteile am Fonds auf die Objekte verteilt werden.
• Geschäftsjahr –Der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel wird in den Geschäftsjahr-Einstellungen konfiguriert.
• Rapporte –Der Rapport „Erneuerungsfonds" zeigt die Anteile am Fonds pro Objekt.
• Betriebskosten –Die Einlage-Funktion erstellt automatisch eine Betriebskostenbuchung.
• Bankabgleich — Der Bankabgleich unterstützt aktuell nur das Hauptkonto der Gemeinschaft. Die Unterstützung für den Erneuerungsfonds ist geplant.