Geschäftsjahr

Geschäftsjahre bilden die zeitliche Grundlage der Buchhaltung. Alle Verteilschlüssel, Aufwandkonten und Bankkonten werden pro Geschäftsjahr verwaltet. In der Navigation auf Einstellungen klicken, um die Geschäftsjahre zu sehen.

Geschäftsjahre anzeigen

Der Abschnitt Geschäftsjahre auf der Einstellungsseite zeigt eine Liste aller erfassten Geschäftsjahre. Klicken Sie auf ein Geschäftsjahr, um auf die Einstellungen für Verteilschlüssel, Aufwandkonten und Bankkonten zu gelangen.

Die Tabelle zeigt folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Titel	Die Bezeichnung des Geschäftsjahres (z.B. "2025")
Start	Das Startdatum des Geschäftsjahres
Ende	Das Enddatum des Geschäftsjahres
Erneuerungsfonds Verteiler	Der zugewiesene Verteilschlüssel für den Erneuerungsfonds, oder Kein Verteiler konfiguriert
Abgeschlossen	Zeigt das Abschlussdatum oder offen, falls das Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen ist

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Auf Neues Geschäftsjahr eröffnen klicken, um ein neues Geschäftsjahr zu erstellen. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Geschäftsjahr Titel	Die Bezeichnung des Geschäftsjahres
Start	Das Startdatum
Ende	Das Enddatum
Erneuerungsfonds Verteiler	Auswahl des Verteilschlüssels für den Erneuerungsfonds (optional)

Übernehmen Sie eine bestehende Gemeinschaft, muss das Vorjahr nicht nachträglich eröffnet werden. Die Schlusswerte der letzten Jahresrechnung (Stand Erneuerungsfonds und Saldi der Eigentümer) erfassen Sie auf der Seite Saldi aus dem Vorjahr.

Die Felder ausfüllen und auf Eröffnen klicken, um das Geschäftsjahr zu erstellen. Mit Abbrechen wird das Formular geschlossen.

Geschäftsjahr-Detailansicht

Auf ein Geschäftsjahr in der Liste klicken, um die Detailansicht zu öffnen. Die Detailansicht zeigt folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
Titel	Die Bezeichnung des Geschäftsjahres
Startdatum	Das Startdatum
Enddatum	Das Enddatum
Erneuerungsfonds Verteiler	Der zugewiesene Verteilschlüssel oder Kein Verteiler konfiguriert
Status	Offen oder Abgeschlossen am [Datum]
Saldi aus dem Vorjahr	Nur beim ersten Geschäftsjahr und für Administratoren: Link Saldi aus dem Vorjahr erfassen bzw. Saldi aus dem Vorjahr bearbeiten zur Seite Saldi aus dem Vorjahr

Zusätzlich werden in der Detailansicht die zugehörigen Verteilschlüssel, Aufwandkonten und Bankkonten angezeigt. Im Abschnitt Aufwandkonten öffnet Budget erfassen (bei einem abgeschlossenen Geschäftsjahr Budget anzeigen) die Seite Budget, auf der Sie das Budget aller Konten in einer Tabelle erfassen.

Geschäftsjahr bearbeiten

In der Detailansicht eines offenen Geschäftsjahres das Stift-Symbol neben dem Titel anklicken. Es öffnet sich ein Formular, in dem der Titel und der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel angepasst werden können. Nach dem Bearbeiten auf Speichern klicken.

Geschäftsjahr abschliessen

Im Bearbeitungsformular eines offenen Geschäftsjahres befindet sich die Schaltfläche Abschliessen. Darauf klicken, um das Geschäftsjahr abzuschliessen. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung, die darauf hinweist, dass nach dem Abschluss keine Änderungen im Zeitraum des Geschäftsjahres mehr möglich sind.

Auf Jetzt abschliessen klicken, um den Abschluss zu bestätigen. Mit Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen.

Bevor Sie das Geschäftsjahr in EinfachSTWEG abschliessen, muss die Jahresrechnung von der Eigentümerversammlung genehmigt werden (ZGB Art. 712m). Erstellen Sie die Rapporte, präsentieren Sie diese an der Versammlung, und schliessen Sie das Geschäftsjahr erst nach erfolgter Genehmigung ab.

Was passiert beim Abschliessen?

Beim Abschluss eines Geschäftsjahres werden automatisch drei Aktionen ausgeführt:

• Kostenanteile verbuchen: Für jeden Eigentümer wird pro Objekt der Anteil an den effektiven Betriebskosten als systemgenerierter Eintrag auf dem Eigentümerkonto erstellt (Belastung). Die Beschreibung lautet: "Anteil an effektiven Gemeinkosten für Objekt [Name]".
• Archiv erstellen: Ein ZIP-Archiv mit dem Jahresabschluss-PDF und allen Betriebskosten-Belegen wird erstellt und unter Dokumente abgelegt.
• Sperre: Nach dem Abschluss können keine Änderungen mehr an Buchungen, Ausgaben oder anderen Einträgen im Zeitraum des Geschäftsjahres vorgenommen werden.

Der Abschluss ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie daher alle Rapporte sorgfältig und stellen Sie sicher, dass der Bankabgleich abgeschlossen ist, bevor Sie das Geschäftsjahr schliessen. Nach dem Abschluss können keine neuen Zahlungen mehr automatisch über den CAMT-Import zugeordnet werden.

Übernahme vom Vorjahr

Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres werden bestimmte Daten automatisch vom Vorjahr übernommen:

• Verteilschlüssel: Alle Verteilschlüssel werden kopiert. Bei dynamischen Verteilschlüsseln werden die Effektiv-Werte auf 0 zurückgesetzt.
• Aufwandkonten: Alle Aufwandkonten werden mit Bezeichnung, zugewiesenem Verteilschlüssel und Budget übernommen.
• Bankkonten: Alle Bankkonten werden kopiert, die Saldi werden jedoch auf 0 zurückgesetzt.
• Erneuerungsfonds-Verteiler: Falls im Vorjahr ein Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel konfiguriert war, wird dieser ebenfalls übernommen.

Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel

Für den Erneuerungsfonds können ausschliesslich proportionale Verteilschlüssel ausgewählt werden. Dynamische und kombinierte Verteilschlüssel stehen nicht zur Verfügung.

Diese Einstellung bestimmt, welche Aufwandkonten für die Erneuerungsfonds-Einlage-Funktion verfügbar sind –nur Aufwandkonten mit demselben Verteilschlüssel können verwendet werden. Zusätzlich legt der gewählte Verteilschlüssel fest, wie die Anteile am Erneuerungsfonds pro Objekt im Rapport berechnet werden.

Siehe auch

• Rapporte: Überprüfen Sie die Rapporte sorgfältig, bevor Sie das Geschäftsjahr abschliessen.
• Versammlungen: Die Jahresrechnung muss von der Eigentümerversammlung genehmigt werden, bevor das Geschäftsjahr abgeschlossen wird.
• Aufwandkonten: Aufwandkonten werden beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres automatisch vom Vorjahr übernommen.
• Verteilschlüssel: Verteilschlüssel werden ebenfalls beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres kopiert.
• Erneuerungsfonds: Der Erneuerungsfonds-Verteilschlüssel wird in den Geschäftsjahr-Einstellungen konfiguriert.
• Bankabgleich: Das Geschäftsjahr muss offen sein, damit der automatische Abgleich neue Zahlungen erstellen kann.