Verteilschlüssel

Verteilschlüssel definieren, wie Kosten auf die einzelnen Objekte (und damit auf die Eigentümer) verteilt werden. Jeder Verteilschlüssel gehört zu einem bestimmten Geschäftsjahr. Um die Verteilschlüssel zu verwalten, in der Navigation auf Einstellungen klicken, das gewünschte Geschäftsjahr auswählen und in der Detailansicht bei Verteilschlüssel auf Details klicken.

Der häufigste Verteilschlüssel ist die Wertquote — der im Grundbuch eingetragene Anteil jedes Objekts an der gesamten Liegenschaft (z.B. 150/1000). Die Wertquoten finden Sie im Begründungsreglement oder im Grundbuchauszug Ihrer Liegenschaft. Das Gesetz sieht vor, dass die Eigentümer gemeinschaftliche Kosten nach Wertquoten tragen, sofern das Reglement nichts anderes bestimmt (ZGB Art. 712h).

Typen von Verteilschlüsseln

Es gibt drei Arten von Verteilschlüsseln:

• Proportional –Jedes Objekt erhält einen festen Anteil (z.B. Wertquoten). Die Kosten werden proportional zu den eingetragenen Anteilen verteilt.
• Dynamisch/Zähler –Neben einem festen Anteil kann auch ein geschätzter Wert (Schätzung) und ein effektiver Wert (Effektiv) erfasst werden. Geeignet für verbrauchsabhängige Kosten (z.B. Heizung, Wasser).
• Kombiniert –Setzt sich aus zwei bestehenden Verteilschlüsseln zusammen, die jeweils mit einer prozentualen Gewichtung versehen werden (z.B. 70% Wertquote / 30% Zähler).

Verteilschlüssel-Liste

Die Detailseite zeigt alle erfassten Verteilschlüssel für das gewählte Geschäftsjahr. Für jeden Verteilschlüssel wird eine Tabelle angezeigt mit folgenden Spalten:

• Objekt –Die Bezeichnung des Objekts.
• Eigentümer –Der aktuelle Eigentümer des Objekts.
• Anteil –Der Anteil des Objekts am Verteilschlüssel (bei proportionalen Verteilschlüsseln).
• Schätzung und Effektiv –Zusätzliche Spalten bei dynamischen Verteilschlüsseln.

Am Ende der Tabelle wird das Total aller Anteile angezeigt.

Neuen Verteilschlüssel erstellen

Auf Neuer Verteilschlüssel erstellen klicken. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

• Bezeichnung –Der Name des Verteilschlüssels (z.B. "Wertquote", "Heizkosten").
• Art –Der Typ des Verteilschlüssels: Proportional, Dynamisch/Zähler oder Kombiniert.

Bei der Art Kombiniert erscheinen zusätzliche Felder:

• Verteilschlüssel 1 und Verteilschlüssel 2 –Die beiden zu kombinierenden Verteilschlüssel.
• Gewichtung VS 1 (%) –Die prozentuale Gewichtung des ersten Verteilschlüssels. Die Gewichtung des zweiten Verteilschlüssels wird automatisch berechnet.

Die Felder ausfüllen und auf Erstellen klicken. Mit Abbrechen wird das Formular geschlossen.

Verteilschlüssel bearbeiten

Bei einem offenen Geschäftsjahr auf Bearbeiten bei einem Verteilschlüssel klicken. Es öffnet sich ein Formular, in dem die Bezeichnung und der Typ angepasst werden können. Bei proportionalen und dynamischen Verteilschlüsseln können zusätzlich die Anteile pro Objekt direkt in der Tabelle bearbeitet werden.

Nach dem Bearbeiten die Änderungen mit Speichern übernehmen. Falls der Verteilschlüssel nicht mehr benötigt wird, kann er über das Papierkorb-Symbol (weiss auf rot) entfernt werden.

Wann welchen Typ verwenden?

Die folgende Tabelle zeigt typische Anwendungsbeispiele für jeden Verteilschlüssel-Typ:

Typ	Anwendungsbeispiel
Proportional	Feste Schlüssel: Wertquote (Versicherung, Verwaltung), Anzahl Zimmer, Fläche m²
Dynamisch/Zähler	Verbrauchsabhängig: Heizkosten nach Zählerstand, Wasserverbrauch, Waschmaschinennutzung
Kombiniert	Teilweise nach Verbrauch und teilweise nach Fläche, z.B. Heizkosten: 70% Zähler + 30% Wertquote

Dynamisch/Zähler im Detail

Bei einem dynamischen Verteilschlüssel werden pro Objekt zwei zusätzliche Werte erfasst:

• Effektiv –Der tatsächliche Zählerstand bzw. Verbrauchswert.
• Schätzung –Ein geschätzter Wert, der als Grundlage für provisorische Berechnungen dient.

Falls alle Effektiv-Werte auf 0 stehen, verwendet das System automatisch die Schätzung-Werte als Berechnungsgrundlage. So können Sie bereits vor dem Vorliegen der definitiven Ablesungen provisorische Abrechnungen erstellen.

Beispiel: In einer Gemeinschaft mit 5 Objekten und Heizungszählern tragen Sie zu Beginn des Geschäftsjahres die geschätzten Verbrauchswerte ein. Sobald am Jahresende die effektiven Ablesungen vorliegen, erfassen Sie diese in der Spalte Effektiv. Das System rechnet dann automatisch mit den tatsächlichen Werten ab.

Wie Verteilschlüssel die Abrechnung beeinflussen

Verteilschlüssel sind das zentrale Bindeglied zwischen Ausgaben und Eigentümern. Der gesamte Ablauf funktioniert wie folgt:

1. Verteilschlüssel erstellen und den Anteil pro Objekt eintragen.
2. Ein Aufwandkonto erstellen und den gewünschten Verteilschlüssel zuweisen.
3. Ausgaben auf dem entsprechenden Konto erfassen.
4. Das System verteilt den Betrag automatisch über den Verteilschlüssel auf die einzelnen Eigentümer.
5. Die berechneten Anteile erscheinen in den Rapporten und bestimmen die Höhe der Akontozahlungen.

Einschränkungen bei kombinierten Verteilschlüsseln

Beim Erstellen eines kombinierten Verteilschlüssels gelten folgende Regeln:

• Die beiden untergeordneten Verteilschlüssel müssen unterschiedlich sein –derselbe Verteilschlüssel kann nicht zweimal verwendet werden.
• Ein kombinierter Verteilschlüssel kann nicht als Bestandteil eines weiteren kombinierten Verteilschlüssels verwendet werden (keine Verschachtelung).
• Die Gewichtung von Verteilschlüssel 1 muss zwischen 1% und 99% liegen. Die Gewichtung von Verteilschlüssel 2 wird automatisch als Rest berechnet.

Wann kann ein Verteilschlüssel nicht gelöscht werden?

Ein Verteilschlüssel kann nicht gelöscht werden, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Dem Verteilschlüssel sind Aufwandkonten zugeordnet.
• Der Verteilschlüssel ist als Erneuerungsfonds-Verteiler konfiguriert.
• Das zugehörige Geschäftsjahr ist geschlossen.
• Der Verteilschlüssel wird als Bestandteil eines kombinierten Verteilschlüssels verwendet.

Um den Verteilschlüssel zu löschen, müssen Sie zuerst alle Abhängigkeiten entfernen –also die zugeordneten Aufwandkonten umhängen, die Erneuerungsfonds-Konfiguration anpassen oder den kombinierten Verteilschlüssel auflösen.

Siehe auch

• Aufwandkonten –Jedem Aufwandkonto wird ein Verteilschlüssel zugewiesen, der die Kostenverteilung bestimmt.
• Rapporte –Die Rapporte berechnen die Kostenanteile pro Eigentümer auf Basis der Verteilschlüssel.
• Rechnungen –Der Rechnungs-Generator verwendet die Verteilschlüssel zur Berechnung der Akontozahlungen.
• Versammlungen –Verteilschlüssel können für die Stimmgewichtung bei Abstimmungen hinterlegt werden.