Posteingang

Im Posteingang werden eingehende Dokumente verwaltet und zugewiesen. Dokumente können per E-Mail an eine individuelle Adresse gesendet werden — Anhänge (PDF, JPG, PNG, max. 15 MB) erscheinen automatisch im Posteingang. Dateien können auch manuell hochgeladen werden.

In der Navigation unter Administration den Punkt Posteingang auswählen.

Dokumente hochladen

Dokumente können auf zwei Arten in den Posteingang gelangen:

• Per E-Mail: Die angezeigte E-Mail-Adresse kopieren (über das Kopier-Symbol neben der Adresse) und Dokumente als Anhang an diese Adresse senden. Die Anhänge erscheinen automatisch im Posteingang.
• Manuell: Auf Dokument hinzufügen klicken oder Dateien per Drag & Drop in den Bereich am unteren Seitenrand ziehen.

Automatische Analyse

Dokumente im Posteingang werden nach dem Hochladen automatisch im Hintergrund analysiert. Dabei passieren zwei Dinge:

• Texterkennung – Der Inhalt des Dokuments wird ausgelesen und durchsuchbar gemacht. Das funktioniert auch bei eingescannten Dokumenten und Fotos, bei denen der Text nur als Bild vorliegt.
• QR-Einzahlungsschein erkennen – Falls das Dokument einen Schweizer QR-Einzahlungsschein enthält, werden die Zahlungsdaten automatisch ausgelesen und gespeichert: Empfänger, IBAN und Betrag.

Sobald Sie aus dem Dokument eine Ausgabe erstellen, werden die erkannten Zahlungsdaten automatisch in das Formular übernommen, sodass Sie die Rechnung nicht manuell abtippen müssen.

Zusätzlich werden die erkannten QR-Referenzen für den Bankabgleich verwendet: Beim Import einer CAMT-Datei gleicht EinfachSTWEG die QR-Referenzen aus dem Posteingang automatisch mit Banktransaktionen ab und schlägt vor, eine neue Betriebsausgabe zu erstellen, wobei die Inbox-Datei automatisch als Anhang beigefügt wird.

Dokumente durchsuchen

Über das Suchfeld mit dem Platzhalter Posteingang durchsuchen... können alle Dokumente im Posteingang durchsucht werden. Die Suche durchsucht den Inhalt der Dokumente und zeigt Treffer mit hervorgehobenen Textstellen an.

Aktionen pro Dokument

Für jedes Dokument im Posteingang steht ein Menü (Drei-Punkte-Symbol) mit folgenden Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
Download	Datei herunterladen
Umbenennen	Dateinamen direkt in der Liste ändern
Ausgabe erstellen	Eine neue Betriebskostenausgabe erstellen. Falls das Dokument einen QR-Einzahlungsschein enthält, werden die Daten (Empfänger, IBAN, Betrag) automatisch ins Formular übernommen.
EF-Eintrag erstellen	Einen neuen Erneuerungsfonds-Eintrag erstellen
Verschieben	Dokument an einen anderen Ort verschieben
Löschen	Dokument aus dem Posteingang entfernen

Dokumente verschieben

Über die Aktion Verschieben öffnet sich eine Palette, in der das Ziel für das Dokument ausgewählt werden kann. Folgende Ziele stehen zur Verfügung:

Ziel	Beschreibung
Dokumente	In die allgemeine Dokumentenablage oder in einen bestimmten Ordner verschieben
Personen	Einer Person zuordnen
Eigentümer	Einem Eigentümer zuordnen
Objekte	Einem Objekt zuordnen
Versammlungen	Einer Versammlung oder einem bestimmten Traktandum zuordnen

In der Palette kann über das Suchfeld Suchen... nach dem gewünschten Ziel gesucht werden. Die Navigation erfolgt auch per Pfeiltasten und Eingabetaste.

Siehe auch

• Bankabgleich — QR-Referenzen aus dem Posteingang werden beim CAMT-Import automatisch mit Banktransaktionen abgeglichen
• Betriebskosten — Ausgaben können direkt aus dem Posteingang erstellt werden
• Dokumente — Dateien aus dem Posteingang können in die Dokumentenablage verschoben werden