E-Mail-Versand

Mit dem E-Mail-Versand können Dokumente und Berichte per E-Mail an alle Eigentümer gleichzeitig versendet werden. EinfachSTWEG generiert dabei automatisch die passenden PDF-Anhänge und versendet individuelle E-Mails an jeden Eigentümer. Der Versand wird jeweils aus dem entsprechenden Bereich heraus gestartet und öffnet einen einheitlichen Versanddialog.

Verfügbare Versandaktionen

Der E-Mail-Versand ist an mehreren Stellen in der Anwendung integriert:

Bereich	Versandaktion	Anhang
Versammlungen	Einladungen versenden	Individuelle Einladung als PDF pro Eigentümer, mit personalisierter Empfängeradresse und Objektliste
Versammlungen	Protokolle versenden	Versammlungsprotokoll als PDF (für alle gleich)
Geschäftsjahr	Steuerausweise versenden	Individueller Steuerausweis als PDF pro Eigentümer (enthält Vermögensausweis und steuerlich abzugsfähige Kosten)
Geschäftsjahr	Jahresabschluss versenden	Jahresabschluss als PDF (für alle gleich)
Rechnungen	Per Mail versenden (Stapelverarbeitung)	Individuelle Rechnung als PDF pro Eigentümer

Der Versand wird jeweils über die entsprechende Schaltfläche oder das Dropdown-Menü im jeweiligen Bereich ausgelöst.

Versanddialog

Beim Starten eines Versands öffnet sich ein Dialog mit der Empfängerliste. Die Tabelle zeigt folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Checkbox	Auswahl, ob der Eigentümer eine E-Mail erhalten soll. Standardmässig sind alle Eigentümer mit E-Mail-Adresse ausgewählt.
Eigentümer	Name des Eigentümers
Hauptkontakt	Name und E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson
CC	Weitere Personen des Eigentümers, die als CC-Empfänger hinzugefügt werden können

Oberhalb der Tabelle wird die Gesamtanzahl der Eigentümer angezeigt. Falls Eigentümer keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wird dies mit dem Hinweis Keine E-Mail gekennzeichnet. Diese Eigentümer können nicht ausgewählt werden.

Über die Checkbox in der Kopfzeile können alle Eigentümer gleichzeitig aus- oder abgewählt werden. Einzelne Eigentümer lassen sich über ihre jeweilige Checkbox gezielt ein- oder ausschliessen.

In der Spalte CC werden weitere Personen aufgeführt, die dem Eigentümer zugeordnet sind und eine E-Mail-Adresse besitzen. Durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox erhalten diese Personen eine Kopie der E-Mail.

E-Mails versenden

Die Anzahl der ausgewählten Empfänger wird auf der Schaltfläche E-Mails versenden angezeigt. Vor dem Versand erfolgt eine Bestätigung mit der Frage E-Mails wirklich versenden?.

Die E-Mail wird im Namen des angemeldeten Benutzers versendet. Die Antwortadresse (Reply-To) wird auf die E-Mail-Adresse des Benutzers gesetzt, sodass Antworten der Eigentümer direkt an den Absender gehen.

Nach dem Versand wird eine Zusammenfassung angezeigt: Entweder wurden alle E-Mails erfolgreich versendet, oder es wird die Anzahl der erfolgreichen und fehlgeschlagenen Zustellungen aufgelistet.

Empfängerkreis

Der Empfängerkreis wird automatisch aus dem jeweiligen Kontext ermittelt:

• Versammlungen: Alle Eigentümer, die als Teilnehmer der Versammlung erfasst sind.
• Geschäftsjahr (Steuerausweise und Jahresabschluss): Alle Eigentümer, die im betreffenden Geschäftsjahr Objekte besessen haben.
• Rechnungen: Die Eigentümer der ausgewählten Rechnungen (über die Stapelverarbeitung).

Die E-Mail wird an die Hauptkontaktperson des jeweiligen Eigentümers gesendet. Welche Person als Hauptkontakt gilt, wird in den Eigentümer-Einstellungen festgelegt.

E-Mail Verlauf

Jeder Versand wird protokolliert. Der E-Mail Verlauf kann über das Dropdown-Menü neben der jeweiligen Versandaktion aufgerufen werden (z.B. neben Einladungen versenden oder Jahresabschluss versenden).

Der Verlauf zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten:

Spalte	Beschreibung
Datum	Zeitpunkt des Versands
Empfänger	Name und E-Mail-Adresse des Empfängers
Betreff	Betreff der E-Mail
Status	Zustellstatus: Gesendet (grün) oder Fehlgeschlagen (rot)

Falls noch keine E-Mails versendet wurden, wird der Hinweis "Noch keine E-Mails versendet" angezeigt.

E-Mail Verlauf pro Eigentümer

Auf der Detailseite eines Eigentümers wird der E-Mail Verlauf aller an diesen Eigentümer versendeten E-Mails angezeigt. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Datum	Zeitpunkt des Versands
Typ	Art der E-Mail (z.B. Rechnung, Zahlungserinnerung, Einladung Versammlung, Versammlungsprotokoll, Steuerausweis, Jahresabschluss)
Betreff	Betreff der E-Mail
Status	Zustellstatus

So lässt sich nachvollziehen, welche E-Mails ein bestimmter Eigentümer erhalten hat.

Voraussetzungen

Damit ein Eigentümer E-Mails erhalten kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Dem Eigentümer ist mindestens eine Person zugeordnet.
• Die Hauptkontaktperson hat eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt.

Eigentümer, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden im Versanddialog als Keine E-Mail markiert und beim Versand übersprungen.

Siehe auch

• Dokumente & Versand (Versammlungen) –Einladungen und Protokolle per E-Mail an Eigentümer versenden.
• Rechnungen –Rechnungen einzeln oder per Stapelverarbeitung per E-Mail versenden.
• Eigentümer –Hauptkontakt und E-Mail-Adressen der Eigentümer verwalten und den E-Mail Verlauf einsehen.