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Pendenzen

Das Pendenzen-System in EinfachSTWEG hilft Ihnen dabei, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben Ihrer Gemeinschaft zu behalten. Es kombiniert System-Vorschläge mit manuell erfassten Aufgaben.

In der Navigation unter Administration den Punkt Pendenzen auswählen oder direkt über das Widget auf dem Dashboard zugreifen.

Dashboard-Widget​

Auf dem Dashboard werden die wichtigsten aktuellen Pendenzen direkt in einem Widget angezeigt. So sehen Sie sofort nach dem Login, welche Aufgaben als nächstes anstehen. Über den Link Alle anzeigen gelangen Sie zur vollständigen Pendenzen-Liste.

System-Vorschläge​

EinfachSTWEG analysiert im Hintergrund laufend den Zustand Ihrer Gemeinschaft und schlägt Ihnen proaktiv Aufgaben vor, wenn Handlungsbedarf besteht.

Liste der verfügbaren Regeln​

Hier ist eine Übersicht der Situationen, in denen das System automatisch Pendenzen erstellt:

Einrichtung (Stammdaten)​

  • Personen erfassen – Erinnert daran, die Personen der Gemeinschaft zu erfassen.
  • Eigentümer erstellen – Triggert, wenn weniger als zwei Eigentümer vorhanden sind.
  • Objekte erfassen – Triggert, wenn keine Objekte (Wohnungen, Parkplätze etc.) erfasst sind.

Finanzen & Buchhaltung​

  • Geschäftsjahr noch nicht abgeschlossen – Erscheint 15 Tage nach Ende eines Geschäftsjahres, wenn dieses noch offen ist.
  • Steuerbelege nicht versendet – Erinnert daran, die Steuerbescheinigungen für das Vorjahr an die Eigentümer zu schicken.
  • Jahresabschluss nicht versendet – Erinnert an den Versand der Jahresrechnung.
  • Verbrauchsdaten nicht erfasst – Triggert nach Jahresende, wenn in einem Verteiler (z.B. Heizkosten) noch Ablesewerte fehlen.
  • Erneuerungsfonds Einzahlung ausstehend – Erinnert zwei Monate vor Jahresende daran, die budgetierte Einlage in den Erneuerungsfonds zu verbuchen.

Versammlungen​

  • Keine ordentliche Versammlung geplant – Triggert drei Monate nach Beginn des Geschäftsjahres, wenn noch keine ordentliche Versammlung geplant wurde.
  • Einladungen nicht verschickt – Erinnert rechtzeitig vor dem Versammlungsdatum an den Einladungsversand.
  • Versammlung nicht abgeschlossen – Erscheint, wenn eine Versammlung in der Vergangenheit liegt, aber im System noch nicht als "Abgeschlossen" markiert wurde.
  • Protokoll nicht verschickt – Erinnert nach der Versammlung an den Versand des Protokolls.

Administration​

  • Dateien im Posteingang – Erinnert an unbearbeitete Dokumente im Posteingang.
  • Elemente im Bankabgleich – Weist auf offene Banktransaktionen hin.
  • Kontoauszug Import überfällig – Erinnert daran, wenn seit über einem Monat keine CAMT-Datei mehr importiert wurde.

Vorschläge können über das Häkchen-Symbol als Erledigt markiert oder über das Mülleimer-Symbol dauerhaft ausgeblendet (Stummgeschaltet) werden.

Manuelle Aufgaben​

Zusätzlich zu den System-Vorschlägen können Sie eigene Aufgaben erfassen:

  1. Klicken Sie auf Neue Pendenz.
  2. Geben Sie einen Titel und optional eine Beschreibung ein.
  3. Wählen Sie eine Kategorie (z.B. Finanzen, Administration, Allgemein) und eine Priorität.
  4. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.
  5. Optional können Sie ein Datum für Sichtbar ab wählen, damit die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt auf dem Dashboard erscheint.

Wiederkehrende Aufgaben​

Für regelmässige Aufgaben (z.B. "Heizungswartung" oder "Lift-Service") können Sie eine Wiederholung einrichten:

  • Intervall – Legen Sie fest, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll (z.B. alle 2 Jahre).
  • Berechnungsmodus – Die nächste Fälligkeit kann entweder ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum (Ab Fälligkeitsdatum) oder ab dem Zeitpunkt der Erledigung (Ab Erledigung) berechnet werden.
  • Erinnerung – Bestimmen Sie die Vorlaufzeit, ab wann die Aufgabe vor der Fälligkeit wieder sichtbar sein soll.

Sobald eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markiert wird, erstellt das System automatisch die nächste Instanz für die Zukunft.

Aktiv vs. Zurückgestellt​

Die Pendenzen-Liste ist in zwei Bereiche unterteilt:

  • Aktiv – Alle Aufgaben, die aktuell fällig sind oder deren "Sichtbar ab"-Datum erreicht ist.
  • Zurückgestellt – Aufgaben, die erst in der Zukunft relevant werden. Diese erscheinen automatisch in der aktiven Liste, sobald das entsprechende Datum erreicht ist.

Siehe auch​