Dokumente & Versand

EinfachSTWEG ermöglicht das Erstellen von Einladungen und Protokollen als PDF sowie den Versand per E-Mail an alle Eigentümer.

Einladungen exportieren

Die Einladungen können als PDF-Dokument heruntergeladen werden. Für jeden Eigentümer wird eine eigene Einladung erstellt, die dessen Objekte sowie die Traktandenliste enthält.

1. In der Versammlungsdetailseite im Bereich Teilnehmer auf Einladungen Exportieren klicken.
2. Das PDF-Dokument wird generiert und im Browser geöffnet.

Die Einladung enthält je nach Versammlungstyp den Titel Einladung zur ordentlichen Stockwerkeigentümerversammlung oder Einladung zur ausserordentlichen Stockwerkeigentümerversammlung.

Jede Einladung enthält einen QR-Code mit einem persönlichen Link. Über diesen Link gelangen die Eigentümer auf eine Seite, auf der alle Dokumente und Anhänge der Versammlung eingesehen und heruntergeladen werden können – ohne Anmeldung. Der Link in der Einladung ist bis eine Woche nach dem Versammlungsdatum gültig.

Einladungen per E-Mail versenden

1. Im Bereich Teilnehmer neben Einladungen Exportieren auf den Pfeil klicken, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
2. Einladungen versenden auswählen.
3. Im Dialog die Empfängerliste überprüfen und auf E-Mails versenden klicken.

Die Einladungen werden als PDF-Anhang per E-Mail an alle Eigentümer mit hinterlegter E-Mail-Adresse versendet.

Protokoll erstellen

Das Versammlungsprotokoll wird automatisch aus den erfassten Daten generiert und enthält:

• Datum, Zeit und Ort der Versammlung
• Anwesenheitsliste mit Eigentümer, Eigentum und Wertquote
• Beschlussfähigkeit
• Alle Traktanden mit Beschreibung, Protokollnotizen und Abstimmungsergebnissen
• Unterschriftenfelder für Vorsitz und Protokollführung

Das Protokoll kann jederzeit über den Link Protokoll erstellen in den Versammlungsdetails aufgerufen werden.

Auch das Protokoll enthält einen QR-Code mit einem persönlichen Link zur Dokumentenübersicht der Versammlung. Im Gegensatz zur Einladung ist der Link im Protokoll unbefristet gültig – die Eigentümer können die Unterlagen also auch Jahre später noch abrufen.

Protokoll herunterladen

Wenn die Versammlung im Status Abgeschlossen ist, wird der Button Protokoll herunterladen angezeigt:

1. Auf Protokoll herunterladen klicken.
2. Das Protokoll wird als PDF im Browser geöffnet.

Protokolle per E-Mail versenden

1. Neben Protokoll herunterladen auf den Pfeil klicken, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
2. Protokolle versenden auswählen.
3. Im Dialog die Empfängerliste überprüfen und auf E-Mails versenden klicken.

Die Protokolle werden als PDF-Anhang per E-Mail an alle Eigentümer mit hinterlegter E-Mail-Adresse versendet.

E-Mail Verlauf

Über das Dropdown-Menü bei den Einladungen und beim Protokoll kann der E-Mail Verlauf eingesehen werden. Dieser zeigt an, welche E-Mails bereits versendet wurden.

Dokumente hochladen

Im Bereich Dokumente der Versammlungsdetailseite können weitere Dateien hinzugefügt werden:

1. Auf Hinzufügen klicken oder Dateien per Drag & Drop in den Bereich ziehen.
2. Die gewünschten Dateien auswählen.

Die hochgeladenen Dokumente stehen allen Benutzern mit Zugriff auf die Versammlung zur Verfügung. Ebenso können Dokumente pro Traktandum in der Traktandum-Detailansicht hinzugefügt werden.