Dokumente

EinfachSTWEG ermöglicht die zentrale Speicherung aller Dateien und Dokumente, die für die Verwaltung von Immobilien benötigt werden.

Alle hochgeladenen Dokumente werden automatisch im Hintergrund analysiert und inhaltlich erfasst. EinfachSTWEG erkennt dabei den Text in PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie in Bildern (JPG, PNG, TIFF) – auch wenn der Text nur als Scan oder Foto vorliegt. Dadurch können Sie später nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach dem Inhalt der Dokumente suchen. Das gilt für alle Dateien in EinfachSTWEG, also auch für Anhänge bei Betriebskosten, Eigentümerkonto-Buchungen, Erneuerungsfonds-Einträgen und Versammlungen.

Dateien hinzufügen

Dateien können auf zwei Arten hinzugefügt werden:

1. Drag & Drop: Dateien einfach in den vorgesehenen Bereich ziehen.
2. Dateiauswahl: Den Button „Hinzufügen“ oder den „Drag & Drop“-Bereich anklicken und die gewünschten Dateien auswählen.

Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig hinzugefügt werden.

Dateien öffnen / herunterladen

Durch Klicken auf den Dateinamen wird die Datei, sofern möglich, direkt im Browser angezeigt. Andernfalls wird sie heruntergeladen.

Für den direkten Download auf die drei Punkte am rechten Rand der Datei klicken und die Option „Download“ auswählen.

Dateien umbenennen

Zum Umbenennen einer Datei auf die drei Punkte am rechten Rand der Datei klicken und die Option „Umbenennen“ auswählen. Ein Eingabefeld erscheint, in das der neue Name eingetragen werden kann. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der neue Name übernommen.

Dateien löschen

Zum Löschen einer Datei auf die drei Punkte am rechten Rand der Datei klicken und die Option „Löschen” auswählen. Die Datei wird direkt gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Volltextsuche

Im Suchfeld oberhalb der Dokumentenliste können Sie nach Begriffen suchen, die im Inhalt der Dokumente vorkommen. EinfachSTWEG durchsucht dabei nicht nur die Dateinamen, sondern den vollständigen Text aller Dokumente. Die Suche versteht deutsche Begriffe – so findet beispielsweise eine Suche nach „Versicherung” auch Dokumente, die „Versicherungen” oder „Versicherungspolice” enthalten.

Bei einem Treffer wird unterhalb des Dateinamens ein Textausschnitt angezeigt, in dem die Fundstelle hervorgehoben ist. So sehen Sie auf einen Blick, in welchem Zusammenhang der gesuchte Begriff im Dokument vorkommt.